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Fatturazione elettronica come funziona: guida per lo studio

Pubblicato il · Aggiornato il · 15 min di lettura ·

Articolo preparato con l'intelligenza artificiale, con riferimenti alle fonti ufficiali citate.

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In breve

La fattura elettronica è un file XML FatturaPA che si trasmette al Sistema di Interscambio (SdI). Il SdI controlla il file: se lo scarta, la fattura si considera non emessa; se lo accetta, lo recapita al codice destinatario o alla PEC del cliente, oppure lo mette nella sua area riservata. La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall'operazione.

I punti chiave

  • La fattura elettronica è un file XML nel formato FatturaPA che passa sempre dal Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate: nelle operazioni soggette all’obbligo, senza SdI la fattura non è emessa.
  • Il SdI controlla il file e risponde con una ricevuta: di scarto (entro 5 giorni, fattura non emessa), di consegna o di impossibilità di recapito (fattura emessa).
  • Il recapito dipende dal codice destinatario di 7 caratteri, dalla PEC o, con «0000000», dall'area riservata Fatture e corrispettivi del cliente.
  • Termini: fattura immediata entro 12 giorni dall'operazione; fattura differita entro il 15 del mese successivo (art. 21, comma 4, DPR 633/72).
  • Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo vale per tutti i forfettari. Dal 15 maggio 2026 si usano le specifiche tecniche versione 1.9.1.

Che cos'è la fattura elettronica e in che formato si fa?

La fattura elettronica è una fattura redatta in un formato strutturato, il file XML FatturaPA, e trasmessa per via telematica al Sistema di Interscambio, che la recapita al cliente. Rispetto alla fattura di carta cambiano solo due cose: come si scrive e come viaggia. I dati obbligatori restano quelli dell'art. 21 (o 21-bis per la semplificata) del DPR 633/72.

Al cliente imprenditore basta un'immagine: la fattura non si «manda» più al cliente, si consegna a un postino unico, il SdI, che la controlla, la recapita e ne tiene traccia.

Qualche dato tecnico che lo studio deve avere presente:

  • il formato per le fatture tra privati è identificato come FPR12, quello verso la Pubblica Amministrazione come FPA12;
  • il singolo file fattura non può superare i 5 MB;
  • le regole sono nel provvedimento dell'Agenzia n. 433608 del 24 novembre 2022 e nelle sue specifiche tecniche, oggi alla versione 1.9.1, utilizzabili dal 15 maggio 2026;
  • per le fatture verso la PA valgono le specifiche B2G versione 1.8.4, in vigore anch'esse dal 15 maggio 2026.

La versione 1.9.1 ha introdotto un nuovo controllo con codice errore 00327 sulle fatture dei Gruppi IVA, una codifica nel blocco AltriDatiGestionali («ESENZSPORT») per i compensi esenti dei lavoratori sportivi e un aggiornamento del numero massimo di codici destinatario richiedibili. Se un cliente vede scarti nuovi dopo maggio, il primo controllo è sul software: deve essere aggiornato alla 1.9.1.

Come funziona il Sistema di Interscambio, passo per passo?

Il SdI riceve il file, gli assegna un identificativo, esegue i controlli e risponde al trasmittente sullo stesso canale da cui è arrivata la fattura. Se i controlli non sono superati invia una ricevuta di scarto entro 5 giorni; se sono superati recapita la fattura e invia una ricevuta di consegna o di impossibilità di recapito.

I controlli principali, secondo la guida dell'Agenzia aggiornata a dicembre 2025, riguardano:

  1. la presenza dei dati minimi obbligatori (fornitore, cliente, numero, data, descrizione, imponibile, aliquota, IVA);
  2. l'esistenza in Anagrafe tributaria della partita IVA del fornitore e della partita IVA o del codice fiscale del cliente;
  3. la presenza del codice destinatario;
  4. la coerenza tra imponibile, aliquota e imposta;
  5. l'assenza di duplicati e, se il file è firmato, la validità della firma.

I tempi vanno da pochi minuti a un massimo di 5 giorni nei momenti di carico elevato. Al cliente va detto chiaramente: «inviata» nel gestionale non vuol dire emessa. Conta la ricevuta del SdI.

Quali ricevute rilascia il SdI e cosa significano?

Le ricevute sono tre per le fatture tra privati: scarto (fattura non emessa), consegna (fattura emessa e ricevuta dal cliente) e impossibilità di recapito (fattura emessa, ma messa a disposizione del cliente nell'area riservata). Per le fatture verso la PA si aggiungono le notifiche di esito e di decorrenza termini.

Ricevuta Quando arriva Effetto per il fornitore Effetto per il cliente
Scarto Controlli non superati, entro 5 giorni Fattura non emessa: correggere e ritrasmettere Nessuna fattura
Consegna Recapito riuscito su codice destinatario o PEC Fattura emessa Ricevuta alla data di consegna: da lì può essere esercitata la detrazione, se ricorrono gli altri requisiti
Impossibilità di recapito Canale non attivo, PEC piena, oppure «0000000» Fattura emessa: avvisare il cliente per altre vie Ricevuta alla presa visione nell'area riservata
Esito committente (solo PA) La PA accetta o rifiuta entro 15 giorni Notifica di esito –
Decorrenza termini (solo PA) Nessun esito entro 15 giorni dalla consegna Non arriveranno più esiti –

Due dettagli da conoscere. Con la PEC, il SdI considera fallita la consegna se riceve una notifica di mancata consegna o se non ha risposta dal gestore del destinatario entro 40 ore. Dopo uno scarto, l'Agenzia indica di ritrasmettere la fattura corretta preferibilmente entro cinque giorni dalla notifica di scarto, con la stessa data e lo stesso numero dell'originale (circolare 13/E del 2018); se il file non nasce dalla procedura web dell'Agenzia, cambia solo il nome del file.

Come riceve le fatture il cliente: codice destinatario, PEC o area riservata?

Il SdI recapita la fattura all'indirizzo telematico indicato in fattura: un codice destinatario di 7 caratteri (il canale del software del cliente o del suo intermediario), oppure «0000000» con la PEC del cliente. Se c'è solo «0000000», la fattura finisce nell'area riservata Fatture e corrispettivi del cliente. Se il cliente ha registrato un indirizzo telematico, prevale quello.

In pratica, per il cliente imprenditore ci sono tre strade:

  • codice destinatario: lo dà il software di fatturazione o l'intermediario; è la soluzione più ordinata, perché le fatture di acquisto arrivano direttamente nel gestionale;
  • PEC: funziona, se la casella resta attiva e non piena;
  • area riservata: la fattura è sempre consultabile nel portale Fatture e corrispettivi, anche quando arriva altrove, come duplicato informatico.

Il consiglio pratico da dare a ogni cliente: usare il servizio «Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche» nel portale. Una volta registrato, il SdI recapita lì tutte le fatture, qualunque codice abbia scritto il fornitore. Il servizio QR Code della partita IVA, mostrato al fornitore, evita gli errori di trascrizione.

Al consumatore finale si indica «0000000» e gli si consegna una copia analogica o informatica, salvo che vi rinunci. Non passano invece dal SdI, per tutelare i dati sanitari, le fatture delle prestazioni sanitarie rese ai consumatori finali.

Entro quando va emessa la fattura e che data si indica?

La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione (art. 21, comma 4, DPR 633/72), ma nel campo «Data» si indica sempre la data dell'operazione. La fattura differita, per cessioni con DDT o servizi individuabili da idonea documentazione, si emette entro il giorno 15 del mese successivo, con tipo documento TD24.

Il punto che i clienti confondono più spesso è la data. La regola dell'Agenzia (provvedimento del 2022 e circolare 14/E del 2019) è netta: la data di emissione è quella del campo «Data» del file, e i 12 giorni servono per trasmettere, non per cambiare data. Il SdI certifica a parte il giorno e l'ora di ricezione.

Per la fattura differita delle cessioni di beni basta richiamare numero e data dei DDT. Nel campo «Data» si può indicare la data dell'ultima operazione del mese o, per convenzione, la fine del mese; l'IVA concorre comunque alla liquidazione del mese in cui le operazioni sono state effettuate.

Come funziona in pratica una fattura differita di novembre 2026?

Un'impresa che a novembre 2026 consegna merce con tre DDT emette una sola fattura differita TD24 entro martedì 15 dicembre 2026. L'IVA di 880 euro entra nella liquidazione di novembre: per un contribuente mensile concorre al saldo da versare entro mercoledì 16 dicembre 2026, dopo il confronto con IVA detraibile e crediti.

Importi inventati a scopo di esempio, IVA al 22%:

Passaggio Dato Importo
DDT n. 41 del 6 novembre merce consegnata 1.200,00 €
DDT n. 47 del 18 novembre merce consegnata 800,00 €
DDT n. 52 del 27 novembre merce consegnata 2.000,00 €
Imponibile della fattura TD24 1.200 + 800 + 2.000 4.000,00 €
IVA 22% 4.000 × 22% 880,00 €
Totale fattura data 27/11/2026, invio entro il 15/12/2026 4.880,00 €

Ora ipotizziamo che il file, inviato venerdì 11 dicembre, venga scartato lunedì 14 dicembre per una partita IVA del cliente sbagliata. La fattura non è emessa: si corregge il dato e la si ritrasmette con lo stesso numero e la stessa data del 27 novembre, preferibilmente entro cinque giorni dalla notifica di scarto. È il motivo per cui conviene inviare le differite qualche giorno prima del 15, non l'ultimo pomeriggio.

Conservazione digitale a norma: procedura e prove da tenere

Conservare significa mantenere nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento. Una cartella cloud, il backup del gestionale e la possibilità di scaricare una fattura dal portale risolvono problemi differenti. Le Linee guida AgID sul documento informatico, capitolo 4 descrivono ruoli, pacchetti, processo e manuale di conservazione.

Passaggio Attività dello studio e del cliente Evidenza da controllare
Definire responsabilità Individuare titolare dei documenti, responsabile della conservazione e servizio incaricato; verificare contratto e deleghe Nomina, accordo di servizio, manuale applicabile
Preparare il versamento Trasferire originali XML e metadati richiesti, con collegamento alle ricevute Pacchetto di versamento e identificativo del lotto
Verificare l'acquisizione Controllare esiti, documenti rifiutati e cause; correggere e ritrasmettere i casi aperti Rapporto di versamento, con esito verificabile
Conservare nel tempo Applicare il processo previsto dal manuale e controlli periodici di integrità e leggibilità Pacchetto di archiviazione e registrazioni delle verifiche
Esibire o migrare Estrarre documenti e informazioni per controllo, cambio fornitore o cessazione Pacchetto di distribuzione, file leggibili e metadati

Il produttore del pacchetto di versamento deve verificare il buon esito del trasferimento tramite il rapporto di versamento. Affidare il servizio a un soggetto esterno non elimina i compiti del responsabile della conservazione; per i soggetti privati il ruolo può essere affidato anche all'esterno alle condizioni delle Linee guida. Non confondere questa figura con il responsabile del servizio di conservazione del fornitore.

Esempio organizzativo originale: a chiusura mese lo studio conta 120 XML da conservare. Il rapporto ne accetta 118 e ne rifiuta 2 per metadati incompleti. Il mese non è chiuso: si correggono i due file e si conserva la prova della loro successiva acquisizione. Il solo conteggio di 120 documenti nella cartella non prova che siano tutti conservati.

La risoluzione 46/E/2017 collega il completamento della conservazione fiscale al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, con il margine dei tre mesi previsto dalla disciplina. Per le scritture contabili la conservazione civilistica è di dieci anni dall'ultima registrazione ai sensi dell'articolo 2220 c.c.; vanno inoltre rispettati i più lunghi periodi eventualmente necessari per accertamenti o contenzioso. Non cancellare automaticamente alla sola scadenza contrattuale del servizio.

Una prova utile è chiedere un XML di un anno precedente, aprirlo in forma leggibile e ricostruirne identificativo, metadati ed esito di conservazione. Ripetere la prova dopo una migrazione: la presenza del file esportato e la continuità della conservazione sono verifiche distinte.

Quando si paga il bollo sulle fatture elettroniche?

Il bollo di 2 euro è dovuto sulle fatture con operazioni non soggette, non imponibili o esenti (codici natura N2.1, N2.2, N3.5, N3.6, N4) di importo superiore a 77,47 euro, salve le specifiche esenzioni applicabili. Nel file si compila «Bollo virtuale» con «SI» e si versa per trimestre con l'F24, sulla base degli elenchi che l'Agenzia mette a disposizione nel portale.

È il caso tipico dei forfettari: una parcella di 1.500 euro senza IVA porta il bollo, e il totale del documento comprende anche i 2 euro. Scadenze, soglia di 5.000 euro per rinviare i primi trimestri e codici tributo sono nella guida all'imposta di bollo sulle fatture elettroniche.

L’elenco B è una proposta da verificare, non la prova automatica che ogni fattura richieda il bollo. Controllare la sostanza dell’operazione e le specifiche esclusioni, comprese quelle documentate con i codici NB1, NB2 e NB3 quando ne ricorrono i presupposti; correggere l’elenco nei termini previsti. Il codice Natura e la soglia, da soli, non esauriscono il controllo.

I forfettari sono obbligati alla fatturazione elettronica?

Sì. Dal 1° luglio 2022 l'obbligo è scattato per i forfettari con ricavi o compensi dell'anno precedente superiori a 25.000 euro; dal 1° gennaio 2024 vale per tutti, a prescindere dai ricavi (art. 18 del D.L. 36/2022, circolare 32/E del 2023).

Nel file il forfettario indica il regime fiscale RF19, aliquota 0% e natura N2.2 («non soggette, altri casi»), con la causale che richiama l'art. 1, commi da 54 a 89, della legge 190/2014. Se è un professionista aggiunge la dicitura sulla mancata ritenuta d'acconto (comma 67) e i dati della cassa previdenziale. I paletti di accesso sono nella guida ai requisiti del regime forfettario.

Restano esonerati i soggetti già dispensati dalla fattura anche cartacea, come i piccoli produttori agricoli dell'art. 34, comma 6, del DPR 633/72.

Come si conservano le fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche, emesse e ricevute, vanno conservate a norma: non basta salvare il file sul computer. L'Agenzia offre un servizio di conservazione gratuito, a cui si aderisce dal portale Fatture e corrispettivi, anche tramite un intermediario delegato. In alternativa si usano conservatori privati.

Il termine per chiudere la conservazione dei documenti di un anno è il terzo mese successivo alla scadenza della dichiarazione dei redditi (risoluzione 46/E del 2017). Con il servizio dell’Agenzia occorre verificare adesione, periodo coperto e stato delle fatture prese in carico; i documenti non inclusi automaticamente richiedono la procedura prevista dal servizio. Da spiegare al cliente: la consultazione nel portale non è conservazione.

Quali sanzioni si applicano se la fattura è tardiva o sbagliata?

Per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 l'art. 6 del d.lgs. 471/97, come modificato dal d.lgs. 87/2024, prevede il 70% dell'IVA relativa all'imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 300 euro. Per le operazioni non imponibili, esenti o non soggette la sanzione è il 5% dei corrispettivi.

Violazione Sanzione dal 1° settembre 2024
Fattura omessa o tardiva su operazione imponibile 70% dell'IVA, minimo 300 €
Stessa violazione che non ha inciso sulla liquidazione IVA da 250 a 2.000 €
Operazioni non imponibili, esenti, non soggette o in reverse charge 5% dei corrispettivi, minimo 300 €
Stessa violazione non rilevante neppure per il reddito da 250 a 2.000 €
Cliente che non comunica la fattura mancata o irregolare entro 90 giorni 70% dell'IVA, minimo 250 €

Nell'esempio di prima, se la fattura da 880 euro di IVA fosse emessa tardi e l'IVA non entrasse nella liquidazione di novembre, la sanzione base sarebbe 616 euro (880 × 70%), riducibile con il ravvedimento operoso. Se invece l'IVA è stata liquidata e versata correttamente, si applica la sanzione fissa da 250 a 2.000 euro. Il cliente acquirente, dal canto suo, si mette al riparo comunicando l'irregolarità all'Agenzia entro 90 giorni: le specifiche tecniche prevedono il tipo documento TD29. Il quadro generale della riforma è nella pagina sulle sanzioni del d.lgs. 87/2024.

Cosa cambia nel 2026 e cosa arriva nel 2027?

Nel 2026 le novità sono soprattutto tecniche: specifiche 1.9.1 e B2G 1.8.4 dal 15 maggio, codice CUN in fattura per alcuni prodotti agricoli e, con la legge di bilancio 2026, l'uso dei dati delle fatture emesse da debitori iscritti a ruolo per i pignoramenti presso terzi. Dal 1° gennaio 2027 si applica il Testo unico IVA.

  • Pignoramenti presso terzi. L'art. 1, comma 117, della legge 199/2025 consente all'Agenzia di mettere a disposizione dell'Agente della riscossione il totale delle fatture emesse da debitori iscritti a ruolo verso uno stesso cliente negli ultimi sei mesi. Le regole sono nel provvedimento del 22 maggio 2026.
  • Codice CUN. Il provvedimento del 18 marzo 2026 chiede, per le fatture di prodotti per cui è attiva una Commissione unica nazionale, il blocco AltriDatiGestionali con «CUN» e il codice del prodotto.
  • Testo unico IVA. Il d.lgs. 10/2026 riordina la disciplina IVA, compreso il DPR 633/72. I riferimenti normativi nelle diciture di fattura andranno rivisti: ne parliamo nella pagina sui testi unici fiscali dal 2027.

Cosa deve fare lo studio per spiegarlo ai clienti?

Lo studio deve verificare per ogni cliente l'indirizzo telematico registrato, il software e la versione delle specifiche, la gestione degli scarti e il calendario delle differite e del bollo. Poi conviene dare al cliente una regola semplice: la fattura esiste solo quando c'è la ricevuta del SdI.

  1. controlla che ogni cliente abbia registrato codice destinatario o PEC nel portale e abbia generato il QR Code;
  2. verifica che il software sia aggiornato alle specifiche 1.9.1;
  3. chiedi ai clienti di girare allo studio ogni ricevuta di scarto il giorno stesso;
  4. fissa un promemoria mensile per le differite, qualche giorno prima del 15;
  5. controlla ogni trimestre gli elenchi del bollo nel portale;
  6. verifica l'adesione al servizio di conservazione o il contratto con il conservatore.

Per l'IVA del mese e l'acconto di dicembre c'è la guida all'acconto IVA 2026; gli altri approfondimenti sono nella sezione IVA e F24. Per i messaggi da mandare ai clienti sulle scadenze ci sono i modelli di promemoria.

Fonti ufficiali consultate

Domande frequenti

Quando si considera emessa una fattura elettronica?

Quando il Sistema di Interscambio rilascia la ricevuta di consegna o la ricevuta di impossibilità di recapito. La data di emissione è quella scritta nel campo «Data» del file. Se arriva una ricevuta di scarto, la fattura si considera non emessa e va corretta e trasmessa di nuovo.

Entro quanto tempo il SdI può scartare una fattura?

Entro 5 giorni dalla corretta ricezione del file, come prevede il punto 2.4 del provvedimento del 24 novembre 2022. L'Agenzia indica di ritrasmettere la fattura corretta preferibilmente entro cinque giorni dalla notifica di scarto, con la stessa data e lo stesso numero dell'originale.

Cosa succede se il cliente non ha comunicato codice destinatario o PEC?

Si compila il codice destinatario con «0000000» senza PEC. Il SdI mette la fattura nell'area riservata Fatture e corrispettivi del cliente e manda al fornitore una ricevuta di impossibilità di recapito. Il fornitore deve avvisare il cliente per altre vie, anche consegnandogli una copia della fattura.

Quali sono i termini per emettere la fattura elettronica?

La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione, con la data dell'operazione nel campo «Data». La fattura differita, per cessioni con DDT o servizi documentati, va emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione (art. 21, comma 4, DPR 633/72).

Quali sanzioni si rischiano se la fattura è emessa in ritardo?

Per le violazioni dal 1° settembre 2024 la sanzione è il 70% dell'IVA relativa all'imponibile non documentato, con un minimo di 300 euro (art. 6 d.lgs. 471/97 modificato dal d.lgs. 87/2024). Se la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione dell'IVA si va da 250 a 2.000 euro.

Basta il backup delle fatture per conservarle a norma?

No. Il backup protegge dalla perdita dei file; la conservazione richiede un processo documentato, ruoli, pacchetti ed esiti verificabili secondo le Linee guida AgID e la disciplina fiscale.

Fonti ufficiali

Contenuto informativo aggiornato al 22 ottobre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.

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