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Fattura proforma valore legale: cosa vale e quando fatturare

Pubblicato il · Aggiornato il · 11 min di lettura ·

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In breve

La fattura proforma non ha valore fiscale: è un documento commerciale che anticipa al cliente importo e condizioni. Non passa dal Sistema di Interscambio, non si registra come fattura IVA e non fa sorgere l'IVA. La fattura vera si emette quando l'operazione si considera effettuata: per i servizi interni ordinari al pagamento, salvo fatturazione anticipata e deroghe, per i beni alla consegna o all'incasso anticipato.

I punti chiave

  • La fattura proforma non ha valore fiscale: non è una fattura ai sensi dell'art. 21 del DPR 633/72, ma un documento commerciale che anticipa importo e condizioni.
  • Non passa dal Sistema di Interscambio, non si registra come fattura IVA e non fa sorgere l'IVA. Un file inviato al SdI come fattura e recapitato è una fattura emessa a tutti gli effetti.
  • La fattura vera si emette quando l'operazione è effettuata (art. 6 DPR 633/72): per i servizi interni ordinari al pagamento, per i beni mobili alla consegna o spedizione, salvi anticipi e deroghe dell’articolo 6.
  • Un acconto pagato prima anticipa l'effettuazione per la somma incassata (art. 6, comma 4): serve una fattura di acconto.
  • Termini: fattura immediata entro 12 giorni, differita entro il 15 del mese successivo. Per l'Agenzia la proforma può essere il documento che consente la differita (FAQ n. 22 del 2018).

Che cos'è la fattura proforma e che valore legale ha?

La fattura proforma è un documento che il fornitore manda al cliente prima della fattura, per dirgli quanto pagherà e a quali condizioni. Ha valore commerciale, come una richiesta di pagamento, ma nessun valore fiscale: non è la fattura dell'art. 21 del DPR 633/72 e non produce effetti ai fini IVA.

Il nome inganna i clienti. «Fattura» fa pensare a un documento fiscale, ma la proforma è più vicina a un avviso: serve a far pagare il cliente prima di emettere la fattura vera. È molto usata da professionisti, consulenti e imprese di servizi interni ordinari, quando il momento di effettuazione coincide con l’incasso e non è già stata emessa una fattura anticipata.

La proforma non legittima la detrazione IVA e non sostituisce la fattura. Il costo ai fini contabili e reddituali segue invece le regole applicabili, compresa la competenza e la documentazione dell’operazione: l’assenza della fattura non permette di concludere automaticamente che il costo non esista o non sia deducibile.

Le Risposte alle domande frequenti dell'Agenzia delle Entrate parlano di «fattura proforma» o «avviso di parcella» come di un documento che contiene la descrizione dell'operazione, la data di effettuazione e i dati delle parti (FAQ n. 22 del 27 novembre 2018). Non la trattano mai come una fattura.

La proforma si manda al Sistema di Interscambio e va registrata?

No. La proforma si manda al cliente per email o in PDF, fuori dal SdI. Non si annota nel registro delle fatture emesse e non entra nella liquidazione IVA. Se invece passa dal SdI come fattura e viene recapitata, diventa una fattura emessa, con l'IVA da versare.

Il motivo è tecnico e semplice. Le specifiche tecniche della fattura elettronica (versione 1.9.1) elencano i tipi documento ammessi: fattura (TD01), acconto o anticipo su fattura (TD02), acconto o anticipo su parcella (TD03), parcella (TD06), fattura differita (TD24) e altri. Un tipo «proforma» non c'è. Il nome «proforma» scritto nella descrizione non neutralizza una fattura TD01 validamente emessa: contano il tipo documento e l’operazione. Gli altri messaggi SdI, comprese le comunicazioni TD29, hanno funzioni differenti.

È un errore che capita: il cliente prepara la proforma nel gestionale, sbaglia pulsante e la trasmette. A quel punto non si può «annullare» la proforma: si gestisce come una fattura emessa, se serve con una nota di credito. Come funziona il recapito lo spieghiamo nella guida alla fatturazione elettronica.

Una buona abitudine, anche se nessuna norma la impone, è scrivere sulla proforma una dicitura chiara come «documento non valido come fattura ai fini IVA: la fattura sarà emessa al momento previsto dalla legge». Evita che il cliente la registri come fattura di acquisto.

Quando va emessa la fattura vera dopo la proforma?

Quando l'operazione si considera effettuata secondo l'art. 6 del DPR 633/72. Per le prestazioni interne ordinarie considerate qui, il momento è il pagamento del corrispettivo (comma 3); i servizi transfrontalieri e le altre fattispecie speciali seguono le specifiche deroghe dell’articolo 6. Le cessioni di beni mobili alla consegna o spedizione (comma 1). Se il pagamento arriva prima, anche in parte, l'operazione è effettuata alla data del pagamento, per l'importo pagato (comma 4).

Da quel momento partono i termini dell'art. 21, comma 4:

  • fattura immediata: va emessa entro 12 giorni dall'effettuazione. Nel campo «Data» del file si indica la data dell'operazione, non quella di invio (circolare 14/E del 2019);
  • fattura differita: per le prestazioni di servizi individuabili attraverso idonea documentazione si può emettere entro il giorno 15 del mese successivo. L'Agenzia ha chiarito che un documento come la proforma, con descrizione, data di effettuazione e dati delle parti, può essere idoneo a supportare il differimento (FAQ n. 22 del 2018).

Con la differita l'IVA va comunque nella liquidazione del mese in cui l'operazione è stata effettuata (FAQ n. 21 del 2018).

Che differenza c'è tra proforma, fattura, preventivo e ricevuta?

La tabella riguarda un’operazione interna imponibile soggetta a fatturazione elettronica. La proforma e il preventivo non sono fatture; la quietanza prova il pagamento, che può costituire il momento di effettuazione del servizio. Fatture esenti, non imponibili e operazioni escluse seguono il rispettivo trattamento, senza applicare automaticamente IVA.

Documento Valore fiscale IVA Registrazione Numerazione fiscale Passa dal SdI
Preventivo No: è una proposta No No No No
Fattura proforma / avviso di parcella No: richiesta di pagamento Indicata solo come importo previsto No No (numerazione interna libera) No
Ricevuta o quietanza di pagamento No: prova commerciale del pagamento No No No No
Fattura di acconto (TD02, TD03 per la parcella) Sì Sì, sulla somma incassata Sì Sì, nella serie delle fatture Sì
Fattura immediata (TD01) o differita (TD24) Sì Sì Sì Sì Sì

Sulla quietanza l'Agenzia, in un caso diverso, ha ricordato che il documento rilasciato al cliente ai sensi dell'art. 1199 del codice civile assume rilevanza «solo commerciale e non fiscale» (FAQ n. 45 del 2018). Il ragionamento vale anche qui: ricevere i soldi non basta, serve la fattura.

Come funziona in pratica una proforma di novembre 2026?

Proforma da 1.000 euro più IVA al 22%, pagata per intero martedì 10 novembre 2026: l'operazione è effettuata il 10 novembre. La fattura immediata, con data 10 novembre, va trasmessa entro il 22 novembre. In alternativa si emette la differita entro martedì 15 dicembre 2026, con l'IVA nella liquidazione di novembre.

Prendiamo un consulente che lunedì 2 novembre 2026 manda a un'impresa una proforma per un servizio. Importi inventati a scopo di esempio:

Voce Calcolo Importo
Imponibile 1.000,00 €
IVA 22% 1.000 × 22% 220,00 €
Totale proforma 1.220,00 €

Il 2 novembre non succede nulla ai fini IVA: la proforma non si registra. Il 10 novembre il cliente paga 1.220 euro. Ora il servizio è effettuato e la fattura va emessa.

Variante con acconto del 30%. Il cliente paga il 10 novembre solo il 30% del totale e il resto il 30 novembre. Per l'art. 6, comma 4, ogni pagamento fa scattare una fattura per la sua parte:

Pagamento Data Imponibile IVA 22% Totale Documento
Acconto 30% 10/11/2026 300,00 € 66,00 € 366,00 € Fattura di acconto (TD02, o TD03 se è una parcella), entro il 22/11
Saldo 70% 30/11/2026 700,00 € 154,00 € 854,00 € Fattura di saldo, entro il 12/12
Totale 1.000,00 € 220,00 € 1.220,00 €

La regola vale anche per chi vende beni: se il cliente paga un acconto prima della consegna, la fattura per l'acconto va emessa all'incasso, e quella del saldo alla consegna o spedizione.

Facsimile originale di fattura proforma: quali campi inserire?

Questo modello è didattico e riguarda un servizio interno ordinario reso da una srl a un'altra impresa, imponibile al 22%, senza ritenuta, contributo di cassa o spese anticipate. Non è un modello universale di parcella professionale.

AVVISO DI PAGAMENTO / PROFORMA PF-2026-007

Data: [data di emissione dell’avviso]

Fornitore: [denominazione, sede, codice fiscale e partita IVA reali]

Cliente: [denominazione, sede, codice fiscale e partita IVA reali]

Contratto o incarico: [riferimento e data]

Prestazione: servizio di analisi documentale relativo a [periodo e oggetto concordati].

Corrispettivo: 1.000,00 euro. IVA prevista 22%: 220,00 euro. Importo richiesto: 1.220,00 euro.

Pagamento richiesto entro: [data concordata]. IBAN: [coordinate reali verificate].

Causale suggerita: «Pagamento proforma PF-2026-007».

Documento non valido come fattura ai fini IVA. La fattura sarà emessa al verificarsi del momento di effettuazione applicabile.

La serie «PF» è una scelta organizzativa: separarla da quella delle fatture evita scambi, ma non attribuisce valore fiscale all'avviso. La scadenza scritta non modifica da sola il contratto; prima di inviare verificare compenso, condizioni e soggetto che paga. Nella fattura successiva richiamare la proforma e distinguere eventuali acconti già fatturati, evitando un secondo addebito.

Per un professionista occorre ricostruire separatamente compenso, contributo previdenziale, base IVA e ritenuta, se applicabili. Per il forfettario non si copia la riga IVA del facsimile. Per beni già consegnati, o fattura anticipata già emessa, attendere il pagamento può essere errato: la regola decisiva è l'articolo 6 del DPR 633/1972.

Come usano la proforma professionisti e forfettari?

Per il professionista la proforma si chiama spesso avviso di parcella: si manda al cliente, che paga, e solo allora si emette la parcella, cioè la fattura. Il forfettario la usa allo stesso modo, ma senza IVA: dal 1° gennaio 2024 anche la sua fattura deve essere elettronica e passare dal SdI.

Per i professionisti il meccanismo è comodo. Per i servizi interni ordinari qui considerati il momento è il pagamento, salvo fattura anticipata e deroghe dell’articolo 6. Se il cliente paga in ritardo, o non paga, il professionista non ha anticipato IVA su somme mai incassate.

Il forfettario non applica l’IVA: per il servizio interno ordinario dell’esempio emette la fattura all’incasso, nei termini previsti. Per beni e fattispecie speciali va individuato il diverso momento di effettuazione. La circolare 32/E del 2023 ricorda che dal 1° gennaio 2024 l'obbligo vale per tutti i forfettari, a prescindere dai ricavi. Sulla fattura del forfettario può essere dovuto il bollo sulle fatture elettroniche da 2 euro: soglie e scadenze sono nella guida all'imposta di bollo sulle fatture elettroniche.

Che sanzioni si rischiano se dopo l'incasso la fattura non arriva?

Chi incassa la proforma e non emette la fattura viola gli obblighi di documentazione. Per le violazioni dal 1° settembre 2024 la sanzione è il 70% dell'IVA non documentata, con un minimo di 300 euro (art. 6 d.lgs. 471/97, modificato dal d.lgs. 87/2024). Se la violazione non ha inciso sulla liquidazione dell'IVA, si va da 250 a 2.000 euro.

Nell'esempio di prima l'IVA è 220 euro. Il 70% fa 154 euro, sotto il minimo: la sanzione base è quindi 300 euro, riducibile con il ravvedimento operoso. Prima della riforma la sanzione andava dal 90 al 180% dell'imposta, con un minimo di 500 euro.

La proforma pagata è anche una traccia: il bonifico del cliente richiama spesso numero e data della proforma. Un controllo che incrocia incassi e fatture emesse la trova subito. Il quadro della riforma è nella pagina sulle sanzioni del d.lgs. 87/2024.

Cosa deve fare lo studio e come spiegarlo al cliente?

Lo studio deve verificare che ogni proforma pagata diventi una fattura nei termini, che nessuna proforma sia passata dal SdI e che gli acconti siano fatturati. Al cliente basta una regola: la proforma chiede i soldi, la fattura li dichiara.

Una lista di controllo pratica:

  1. chiedi al cliente l'elenco delle proforma aperte a fine mese e confrontalo con gli incassi del conto;
  2. per ogni incasso controlla che ci sia la fattura, con la data del pagamento, entro 12 giorni o con la differita entro il 15;
  3. verifica che gli acconti abbiano la loro fattura TD02 o TD03 e che il saldo non ripeta l'importo già fatturato;
  4. controlla nel gestionale del cliente che la proforma non possa partire per errore verso il SdI;
  5. suggerisci la dicitura «documento non valido ai fini fiscali» sul modello di proforma;
  6. ricorda ai clienti che una proforma ricevuta non si registra come fattura IVA e non dà diritto alla detrazione; eventuali scritture contabili seguono la sostanza dell’operazione.

Per raccogliere ogni mese estratti conto e proforma aperte servono messaggi chiari: trovi una traccia nella guida alla richiesta di documenti ai clienti e nei modelli di promemoria per le scadenze. Gli altri approfondimenti sono nella sezione IVA e F24.

Fonti ufficiali consultate

Domande frequenti

La fattura proforma ha valore legale ai fini IVA?

No. La proforma non è una fattura ai sensi dell'art. 21 del DPR 633/72: non va trasmessa al SdI, non si registra e non fa nascere il debito IVA. Ha valore solo commerciale, come richiesta di pagamento. La fattura vera si emette quando l'operazione si considera effettuata secondo l'art. 6.

Si può mandare la proforma tramite il Sistema di Interscambio?

No. Nelle specifiche tecniche non esiste un tipo documento «proforma»: i codici sono fattura, acconto, parcella, note e simili. Un file inviato al SdI come fattura e recapitato è una fattura emessa a tutti gli effetti, con IVA da liquidare. La proforma si manda per email o PDF.

Entro quando va emessa la fattura dopo il pagamento della proforma?

Per i servizi interni ordinari qui considerati, l’operazione è effettuata al pagamento, salvo fattura anticipata e deroghe dell’articolo 6. La fattura immediata va emessa entro 12 giorni, con la data del pagamento nel campo «Data». In alternativa la fattura differita va emessa entro il 15 del mese successivo: l'Agenzia ammette la proforma come documento idoneo (FAQ n. 22 del 2018).

Se il cliente paga un acconto sulla proforma serve una fattura?

Sì. Per l'art. 6, comma 4, del DPR 633/72 il pagamento anche parziale anticipa l'effettuazione, limitatamente all'importo pagato. Si emette una fattura di acconto (tipo documento TD02, o TD03 per la parcella) per la somma incassata e poi la fattura di saldo.

Che sanzione rischia chi incassa la proforma e non emette la fattura?

Per le violazioni dal 1° settembre 2024 la sanzione è il 70% dell'IVA non documentata, con un minimo di 300 euro (art. 6 d.lgs. 471/97, modificato dal d.lgs. 87/2024). Se la violazione non ha inciso sulla liquidazione dell'IVA si va da 250 a 2.000 euro.

La proforma ha una numerazione obbligatoria?

Non segue la numerazione fiscale delle fatture. È utile una serie interna distinta, come PF-2026-007, che consenta di collegare avviso, pagamento e fattura successiva.

Fonti ufficiali

Contenuto informativo aggiornato al 22 ottobre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.

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