Fattura dopo pagamento proforma: termini, data e IVA

Pubblicato il 5 novembre 2026 · Aggiornato il 5 novembre 2026 · 15 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo preparato con l'intelligenza artificiale, con riferimenti alle fonti ufficiali citate.

I punti chiave

• Per una prestazione di servizi il pagamento della proforma è il momento in cui l'operazione si considera effettuata (art. 6, comma 3, DPR 633/72). Per i beni mobili conta la consegna o spedizione, salvo che il pagamento arrivi prima.
• Fattura immediata: entro 12 giorni dal pagamento, con la data del pagamento nel campo «Data» del file (circolare 14/E del 2019).
• Fattura differita (TD24): entro il 15 del mese successivo, se la prestazione è documentata; la proforma può bastare (FAQ n. 22 del 2018).
• In tutti i casi l'IVA va nella liquidazione del mese del pagamento: bonifico del 27 novembre 2026, IVA di novembre, versamento entro il 16 dicembre 2026 per i mensili.
• Acconto pagato: si fattura solo quella somma. Ritardo: 70% dell'IVA con minimo di 300 euro, oppure da 250 a 2.000 euro se la liquidazione non ne risente; il ravvedimento entro 90 giorni riduce a un nono.

Il cliente ha pagato la proforma: da quando decorrono i termini?

Dal giorno del pagamento, se la proforma riguarda un servizio. Per una vendita di beni mobili il termine parte dalla consegna o spedizione, a meno che il cliente paghi prima: in quel caso parte dal pagamento, per la somma pagata.

La regola è nell'articolo 6 del DPR 633/72. Il comma 3 dice che le prestazioni di servizi «si considerano effettuate all'atto del pagamento del corrispettivo». Il comma 1 fissa per i beni mobili il momento della consegna o spedizione. Il comma 4 anticipa entrambi: se prima di questi eventi «sia emessa fattura, o sia pagato in tutto o in parte il corrispettivo», l'operazione si considera effettuata alla data della fattura o del pagamento, limitatamente all'importo.

Per lo studio questo vuol dire una cosa pratica: la data da cercare non è quella della proforma, ma quella dell'incasso. Che cos'è la proforma e perché non ha valore fiscale lo spieghiamo nella guida sulla fattura proforma e il suo valore legale; qui partiamo dal momento in cui i soldi sono arrivati.

Dal 1° gennaio 2027 le stesse regole si leggono nel Testo unico IVA (d.lgs. 19 gennaio 2026, n. 10, art. 171): l'articolo 6 diventa l'articolo 24 e l'articolo 21 diventa l'articolo 72, con lo stesso termine di dodici giorni. Il calendario dei nuovi testi è nell'articolo sui testi unici fiscali dal 2027.

Entro quando va emessa la fattura dopo il pagamento?

Entro 12 giorni dal pagamento con la fattura immediata. Per i servizi documentati si può scegliere la fattura differita, da emettere entro il giorno 15 del mese successivo a quello del pagamento. La scelta cambia solo il termine di invio, non il mese dell'IVA.

L'articolo 21, comma 4, del DPR 633/72 dice che «la fattura è emessa entro dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione determinata ai sensi dell'articolo 6». La lettera a) dello stesso comma permette la fattura differita, entro il giorno 15 del mese successivo, per le prestazioni di servizi «individuabili attraverso idonea documentazione».

Sull'idoneità della proforma l'Agenzia delle Entrate ha risposto in modo esplicito: un documento come la proforma, «contenente la descrizione dell'operazione, la data di effettuazione e gli identificativi delle parti contraenti, può certamente essere idoneo a supportare il differimento» (FAQ n. 22 del 27 novembre 2018).

Formula pronta per la fattura immediata: termine ultimo = data del pagamento + 12 giorni. Per la differita: giorno 15 del mese dopo quello del pagamento.

La differita conviene a chi riceve molti pagamenti nello stesso mese dallo stesso cliente: la norma consente una sola fattura per le operazioni del mese verso lo stesso soggetto. Per un singolo incasso la fattura immediata resta la strada più semplice da controllare.

Che data si scrive sulla fattura e quando va inviata allo SdI?

Nel campo «Data» della sezione «Dati Generali» si scrive la data del pagamento, anche se il file parte giorni dopo. I 12 giorni servono per generare e trasmettere il file al Sistema di Interscambio, che ne certifica la data di invio.

La circolare 14/E del 17 giugno 2019 è netta: per la fattura elettronica via SdI la data del campo «Data» «sia sempre e comunque la data di effettuazione dell'operazione», mentre i giorni successivi «potranno essere sfruttati per la trasmissione del file». È la ragione per cui una fattura inviata il 9 dicembre può portare la data del 27 novembre senza alcun errore.

Tre controlli sul file, prima dell'invio:

1. Data = giorno dell'incasso, non giorno di compilazione;
2. Tipo documento coerente: TD01 o TD06 per il saldo, TD02 o TD03 per un acconto, TD24 per la differita;
3. Importo uguale a quanto incassato: se la proforma era di 3.050 euro e ne sono arrivati 915, la fattura è per 915.

Per le fatture cartacee, o inviate fuori dallo SdI, emesse nei giorni successivi, la stessa circolare chiede di indicare entrambe le date; l'articolo 21, comma 2, lettera g-bis, prevede infatti la data dell'operazione quando è diversa da quella di emissione. Il percorso del file dal gestionale al cliente è descritto nella guida alla fatturazione elettronica.

In quale liquidazione IVA finisce l'imposta?

In quella del periodo in cui il cliente ha pagato. Una fattura trasmessa a dicembre per un incasso di novembre si registra entro il 15 dicembre con riferimento a novembre, e l'IVA si versa con la liquidazione di novembre: per i mensili entro il 16 dicembre.

La circolare 14/E del 2019 lo spiega con un esempio: la fattura emessa l'8 ottobre per un'operazione del 28 settembre si annota entro il 15 ottobre con riferimento a settembre e concorre alla liquidazione di settembre, da versare entro il 16 ottobre per chi liquida mensilmente. La FAQ n. 21 del 2018 dice lo stesso per la differita: l'IVA va nella liquidazione del mese delle operazioni.

Il punto delicato per lo studio è il pagamento dell'ultimo giorno del mese. Una proforma pagata il 30 novembre porta l'IVA nella liquidazione di novembre anche se il cliente manda la fattura il 10 dicembre: se lo studio chiude la liquidazione di novembre senza quell'incasso, il versamento del 16 dicembre risulta insufficiente. Per i mensili il versamento di novembre si fa con il codice tributo 6011; per i trimestrali l'IVA entra nel trimestre ottobre-dicembre.

E se il cliente paga con bonifico: conta la disposizione o l'accredito?

La legge parla di «pagamento del corrispettivo» e non distingue. Non abbiamo trovato un documento dell'Agenzia delle Entrate che, ai fini IVA, indichi quale data del bonifico conti. Il criterio più vicino alla prassi ufficiale è il momento in cui la somma entra nella disponibilità del fornitore, cioè l'accredito.

L'unico riferimento ufficiale che abbiamo verificato riguarda i compensi dei professionisti pagati con assegno: per la risoluzione 138/E del 29 maggio 2009 conta il momento in cui il titolo «entra nella disponibilità del professionista», cioè la consegna, e non il successivo versamento in banca. Il principio è la disponibilità della somma; per il bonifico porta alla data di accredito sull'estratto conto, che è anche il dato che lo studio ha sempre in mano.

Nella maggior parte dei casi le due date coincidono o distano un giorno lavorativo e il problema non si pone. Diventa importante solo quando cadono a cavallo di due mesi, ad esempio bonifico disposto lunedì 30 novembre e accreditato martedì 1° dicembre, perché cambia la liquidazione IVA, o a cavallo di due anni, perché per professionisti e forfettari cambia l'anno del reddito. In questi casi consigliamo di:

• usare come regola di studio la data di accredito dell'estratto conto e applicarla sempre allo stesso modo;
• conservare insieme alla fattura la contabile del bonifico con entrambe le date;
• per non sbagliare il termine, contare i 12 giorni dalla prima delle due date quando sono diverse: si emette in tempo in ogni caso.

Come si fattura un acconto pagato sulla proforma?

Si fattura solo l'importo arrivato, entro 12 giorni da quel pagamento, con tipo documento TD02 (TD03 se è una parcella). Il saldo si fattura quando arriva, sempre entro 12 giorni, indicando l'acconto già fatturato per non addebitarlo due volte.

Prendiamo una proforma per un servizio di 2.500 euro più IVA al 22% (550 euro), totale 3.050 euro. Il cliente paga il 30% il 27 novembre 2026 e il resto il 10 dicembre 2026:

Formula per scorporare l'IVA dall'incasso: imponibile = importo incassato ÷ (1 + aliquota). Con il 22%: 915 ÷ 1,22 = 750 euro, IVA 165 euro. Il calcolo vale quando il bonifico è al lordo dell'IVA e senza ritenuta; se il cliente è sostituto d'imposta e paga una parcella al netto della ritenuta, l'importo fatturato va ricostruito partendo dal compenso lordo.

Come funziona per professionisti e forfettari?

Il professionista manda l'avviso di parcella, incassa e solo allora emette la parcella elettronica, entro 12 giorni o con la differita. Il forfettario fa lo stesso senza IVA, con natura N2.2 e bollo da 2 euro se la fattura supera 77,47 euro; per entrambi il compenso conta nel reddito dell'anno in cui è incassato.

Per il professionista l'avviso di parcella è la stessa cosa della proforma: la FAQ n. 22 del 2018 li nomina insieme. Fatturare solo dopo l'incasso evita di versare l'IVA su compensi non ancora pagati. Attenzione al contrario: se la parcella viene emessa prima del pagamento, l'operazione è effettuata alla data della fattura (art. 6, comma 4) e l'IVA è dovuta in quel mese, pagata o no.

Per il forfettario cambiano tre cose:

• niente IVA in fattura: la guida dell'Agenzia alla compilazione delle fatture elettroniche indica per il forfettario il codice natura N2.2, «non soggette – altri casi»;
• bollo di 2 euro quando la somma degli importi supera 77,47 euro e la fattura riporta una natura N2.1, N2.2, N3.5, N3.6 o N4: si indica con il campo «Bollo virtuale» e si versa con F24, secondo la guida dell'Agenzia di giugno 2026. Il calendario dei versamenti è nella stessa guida;
• reddito per cassa: per la circolare 32/E del 2023 il forfettario determina il reddito sui «ricavi o compensi percepiti nel periodo d'imposta» (art. 1, comma 64, legge 190/2014). Una proforma pagata il 30 dicembre 2026 va nel reddito 2026, una pagata il 4 gennaio 2027 nel reddito 2027.

Il professionista in regime ordinario segue lo stesso criterio di cassa per il reddito (art. 54 TUIR, richiamato dalla risoluzione 138/E del 2009). Per lui e per il forfettario la data dell'incasso decide quindi due cose insieme: il termine della fattura e l'anno del reddito.

Quanto costa emettere la fattura in ritardo e come si rimedia?

Per le violazioni dal 1° settembre 2024 la sanzione è il 70% dell'IVA non documentata, con un minimo di 300 euro. Se l'IVA è comunque entrata nella liquidazione giusta, la sanzione va da 250 a 2.000 euro. Con il ravvedimento operoso entro 90 giorni si paga un nono del minimo; se è saltato anche il versamento, si aggiunge la sanzione sull'omesso versamento.

Le norme, nel testo modificato dal d.lgs. 87/2024 e applicabile alle violazioni commesse dal 1° settembre 2024 (art. 5):

• art. 6, comma 1, d.lgs. 471/97: sanzione «del settanta» per cento dell'imposta relativa all'imponibile non correttamente documentato (prima era dal 90 al 180%); da 250 a 2.000 euro «quando la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo»;
• art. 6, comma 4: minimo di 300 euro (prima 500);
• art. 13, comma 1, d.lgs. 471/97: omesso versamento al 25%, dimezzato se il ritardo non supera 90 giorni e ridotto a un quindicesimo per giorno fino a 15 giorni;
• art. 13, comma 1, d.lgs. 472/97 (ravvedimento): 1/10 del minimo per il pagamento del tributo entro 30 giorni, 1/9 per la regolarizzazione entro 90 giorni dalla violazione, 1/8 entro il termine della dichiarazione dell'anno, 1/7 oltre.

Tre scenari sulla proforma dell'esempio (imponibile 2.500 euro, IVA 550 euro, pagata il 27 novembre 2026, termine per la fattura immediata il 9 dicembre 2026):

Il calcolo dello scenario B, passo per passo:

1. sanzione documentale: 550 × 70% = 385 euro, sopra il minimo di 300, quindi resta 385;
2. ravvedimento entro 90 giorni: 385 ÷ 9 = 42,78 euro;
3. omesso versamento con 5 giorni di ritardo: 550 × 12,5% ÷ 15 × 5 = 22,92 euro;
4. ravvedimento entro 30 giorni: 22,92 ÷ 10 = 2,29 euro;
5. totale sanzioni: 42,78 + 2,29 = 45,07 euro, più l'IVA di 550 euro e gli interessi.

La differenza tra lo scenario A e il C, su una sola proforma, supera i 490 euro: è il valore economico di un controllo mensile tra incassi e fatture. Come si calcolano gli interessi a giorni e si compila l'F24 lo mostriamo negli esempi di calcolo del ravvedimento operoso.

Cosa deve fare lo studio adesso?

Mettere in fila, ogni mese, gli incassi da proforma e verificare che a ciascuno corrisponda una fattura con la data giusta, inviata in tempo e finita nella liquidazione del mese del pagamento. Dicembre è il mese più delicato, perché chiude anche l'anno del reddito.

Una scaletta per i clienti che lavorano con proforma o avvisi di parcella:

1. Chiedi l'elenco delle proforma aperte e confrontalo con l'estratto conto ogni settimana, non solo a fine mese: il termine di 12 giorni è più corto del mese.
2. Per ogni incasso annota la data di accredito e calcola il termine: data + 12 giorni, oppure il 15 del mese successivo se il cliente usa la differita.
3. Controlla il file: data del pagamento nel campo «Data», tipo documento corretto, importo uguale all'incassato.
4. Prima di chiudere la liquidazione mensile verifica gli incassi degli ultimi giorni del mese: le fatture inviate nei primi 15 giorni del mese dopo vanno nella liquidazione precedente.
5. Per gli acconti verifica che il saldo indichi quanto già fatturato.
6. Per i forfettari controlla natura N2.2 e bollo virtuale sopra 77,47 euro.
7. Se trovi un ritardo, ravvedi subito: dopo il 90° giorno la riduzione passa da un nono a un ottavo.
8. A fine dicembre avvisa professionisti e forfettari che un incasso del 31 dicembre e uno del 4 gennaio cadono in due anni di reddito diversi.

Per mandare ogni settimana a ciascun cliente l'elenco delle proforma incassate e ancora da fatturare, con il termine già calcolato, Commercialista AI prepara i promemoria e lo studio li controlla prima dell'invio.

Come spiegarlo al cliente, in tre righe

«Quando il cliente paga la proforma, da quel giorno avete 12 giorni per mandare la fattura vera, con la data del pagamento. L'IVA va nel mese in cui sono arrivati i soldi, anche se la fattura parte il mese dopo: mandateci subito la contabile del bonifico. Se il cliente paga solo una parte, si fattura solo quella parte; il resto quando arriva.»

Fonti ufficiali consultate

• Normattiva - DPR 633/1972, articolo 6, testo vigente consultato il 05/11/2026
• Normattiva - DPR 633/1972, articolo 21, testo vigente consultato il 05/11/2026
• Agenzia delle Entrate - Circolare n. 14/E del 17 giugno 2019, consultata il 05/11/2026
• Agenzia delle Entrate - FAQ sulla fatturazione elettronica aggiornate al 22 dicembre 2022 (n. 21 e n. 22), consultate il 05/11/2026
• Agenzia delle Entrate - Allegato A, specifiche tecniche vers. 1.9.1, consultato il 05/11/2026
• Gazzetta Ufficiale - D.Lgs. 14 giugno 2024, n. 87, artt. 2, 3 e 5, consultato il 05/11/2026
• Agenzia delle Entrate - D.Lgs. 18 dicembre 1997, n. 471, consultato il 05/11/2026
• Agenzia delle Entrate - Guida alla compilazione delle fatture elettroniche e dell'esterometro, versione 1.7 del 15 luglio 2022, consultata il 05/11/2026
• Agenzia delle Entrate - Risoluzione n. 138/E del 29 maggio 2009, consultata il 05/11/2026
• Agenzia delle Entrate - Circolare n. 32/E del 5 dicembre 2023, consultata il 05/11/2026
• Agenzia delle Entrate - Guida «L'imposta di bollo sulle fatture elettroniche», giugno 2026, consultata il 05/11/2026
• Gazzetta Ufficiale - D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10, Testo unico IVA (S.O. n. 4 alla GU n. 24 del 30 gennaio 2026), artt. 24, 72 e 171, consultato il 05/11/2026

Contenuto informativo aggiornato al 5 novembre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.