Promemoria scadenze ai clienti: quando mandarli e i modelli di email, WhatsApp e SMS

Aggiornato il 14 ottobre 2026 · 6 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo scritto con l'intelligenza artificiale e controllato sulle fonti ufficiali citate.

Quanti promemoria mandare ai clienti per ogni scadenza?

Per ogni scadenza bastano tre messaggi: un avviso con importo e data una decina di giorni prima, un promemoria tre giorni prima e un ultimo avviso il giorno lavorativo precedente. Il secondo e il terzo vanno solo a chi non ha ancora confermato il pagamento: chi ha pagato non riceve altro.

Più messaggi non aumentano i pagamenti puntuali: abituano il cliente a ignorare lo studio. Meno messaggi lasciano scoperti proprio i clienti che dimenticano. La regola pratica è un avviso a tutti, due promemoria solo ai ritardatari.

Quando mandare i promemoria: il calendario di fine 2026

Il calendario dei promemoria parte dalla data effettiva di scadenza, già spostata al primo giorno lavorativo se cade di sabato, domenica o festivo. Da lì si contano a ritroso i tre messaggi, evitando di farli partire nel fine settimana, quando vengono letti meno.

Ecco le scadenze principali dei prossimi mesi con le date di invio consigliate. Le date di scadenza sono quelle del calendario di novembre 2026 e di dicembre 2026.

Per l'acconto IVA i giorni a ridosso di Natale sono festivi o prefestivi: conviene anticipare l'ultimo avviso a prima della pausa.

Cosa deve contenere un promemoria di scadenza?

Un promemoria di scadenza deve dire in una riga cosa scade, quanto pagare, entro quando e cosa deve fare il cliente, e chiedere una conferma dopo il pagamento. Se il cliente può capire tutto dal testo senza aprire l'allegato, il messaggio ha fatto il suo lavoro.

Gli elementi, in quest'ordine:

1. Oggetto o prima riga con scadenza e data: «F24 da pagare entro lunedì 30 novembre».
2. Importo in cifre, con i centesimi.
3. Come pagare: home banking, banca, posta, oppure «addebito gestito dallo studio».
4. Richiesta di conferma: «quando ha pagato ci mandi la ricevuta».
5. Riferimento per dubbi: chi contattare nello studio.

Da evitare: abbreviazioni tecniche («saldo IRPEF + 1° acc. cedolare»), date senza giorno della settimana, messaggi che dicono «in allegato» e nient'altro.

Quali modelli di email usare per i promemoria?

Servono due modelli di email: l'avviso iniziale con l'F24 allegato e il promemoria breve per chi non ha confermato. L'avviso spiega da dove viene l'importo; il promemoria ripete solo importo, data e richiesta di conferma, senza ripetere tutta la spiegazione.

Modello email 1: avviso di scadenza

Oggetto: F24 in scadenza lunedì 30 novembre 2026 – [nome cliente]

Buongiorno [nome], le ricordiamo la scadenza di lunedì 30 novembre 2026. In allegato trova l'F24 di [importo] €, per il secondo acconto delle imposte sui redditi del 2026. Può pagarlo dall'home banking, in banca o in posta. Dopo il pagamento ci risponda con la ricevuta, così aggiorniamo la sua posizione. Per dubbi può scrivere a [referente].

Modello email 2: promemoria a chi non ha confermato

Oggetto: Promemoria – F24 da pagare entro lunedì 30 novembre

Buongiorno [nome], non ci risulta ancora la ricevuta dell'F24 di [importo] € in scadenza lunedì 30 novembre. Se ha già pagato, ci mandi la ricevuta e ignori questo messaggio. Se ha bisogno di una nuova copia dell'F24, ce lo dica.

Per i forfettari a novembre spiega sempre la cifra: l'importo cambia spesso rispetto al primo acconto.

Quali modelli usare per WhatsApp e SMS?

Su WhatsApp e SMS il promemoria deve essere corto, senza allegati e senza dati fiscali come codice fiscale o dettaglio delle imposte: solo scadenza, data e invito a controllare l'email. Il messaggio parte dal numero dello studio e solo ai clienti che hanno scelto quel canale.

Modello WhatsApp: ultimo avviso

Buongiorno [nome], le ricordiamo l'F24 in scadenza lunedì 30 novembre. Trova tutto nell'email del [data]. Se ha già pagato ci mandi la ricevuta lì. Grazie, [nome studio]

Modello SMS

[Nome studio]: F24 in scadenza lun 30/11. Dettagli nella nostra email del [data]. Se ha già pagato, ignori.

Tre accortezze sul canale:

• Numero dello studio, non quello personale di un collaboratore: se il collaboratore cambia, la conversazione resta allo studio.
• Niente allegati in chat: un F24 mandato al contatto sbagliato espone i dati di un cliente a un'altra persona. Per il Garante privacy è una violazione da valutare e, se c'è un rischio, da notificare entro 72 ore.
• Consenso al canale: chiedi al cliente, una volta, se vuole ricevere gli avvisi anche su WhatsApp e annota la risposta.

Fai il conto: 150 clienti per 4 scadenze di fine anno, con un avviso a tutti e due promemoria a circa un terzo dei clienti, sono circa mille messaggi in due mesi, ognuno con nome, importo e data diversi.

Come sapere a chi mandare il secondo promemoria?

Il secondo promemoria va solo ai clienti senza conferma di pagamento, quindi serve un elenco con tre stati per cliente: avvisato, confermato, pagato. Lo stato «pagato» si aggiorna con la ricevuta del cliente o con la sezione versamenti del cassetto fiscale, che però mostra i pagamenti con qualche giorno di ritardo.

Il metodo più semplice:

1. Prepara l'elenco dei clienti con versamenti per la scadenza.
2. Segna «avvisato» quando parte il primo messaggio.
3. Segna «confermato» quando arriva la ricevuta.
4. Il giorno del promemoria, filtra chi non è confermato e scrivi solo a loro.
5. Dopo la scadenza, controlla nel cassetto fiscale chi non ha mandato la ricevuta.

Lo stesso elenco serve anche per l'invio degli F24 ai clienti: una sola tabella per scadenza, non un foglio per ogni messaggio.

Quali errori evitare nei promemoria ai clienti?

Gli errori più comuni sono il promemoria a chi ha già pagato, la data sbagliata perché non si è tenuto conto dello slittamento e il messaggio senza importo. Ognuno costa una telefonata in più e, ripetuto, toglie credibilità a tutti gli avvisi dello studio.

• Data non aggiornata: un termine che cade di domenica va scritto con il giorno lavorativo successivo.
• Stesso testo per tutti: il cliente che riceve un messaggio senza il suo nome lo tratta come pubblicità.
• Troppi canali insieme: email, SMS e WhatsApp nello stesso giorno sono percepiti come insistenza.
• Nessun riferimento: il cliente con un dubbio non sa a chi scrivere e rimanda.

Cosa si può automatizzare nei promemoria?

Si può automatizzare il calendario degli invii, la personalizzazione con nome, importo e data, il filtro di chi ha già pagato e il registro dei messaggi partiti. Restano allo studio la verifica dell'elenco prima della partenza e la gestione dei clienti che chiedono chiarimenti.

Lo stesso vale per la richiesta dei documenti ai clienti: il programma lo fa al posto tuo, lo studio controlla.

Contenuto informativo aggiornato al 14 ottobre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.