Richiesta documenti ai clienti: la checklist per ogni adempimento e i modelli di email pronti

Aggiornato il 14 ottobre 2026 · 7 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo scritto con l'intelligenza artificiale e controllato sulle fonti ufficiali citate.

Come si chiedono i documenti ai clienti senza doverli inseguire?

La richiesta di documenti funziona quando è scritta, personalizzata e con una scadenza: il cliente riceve l'elenco di cosa serve per quell'adempimento, la data entro cui mandarlo e il canale da usare. Lo studio poi sollecita solo chi non ha risposto e controlla che sia arrivato tutto prima di iniziare il lavoro.

Il tempo dello studio non si perde nel lavoro tecnico, ma nel giro di telefonate e messaggi per avere un estratto conto o una fattura dimenticata. Tre regole riducono quel giro:

1. Una richiesta per adempimento, non una lista generica valida per tutto l'anno.
2. Un elenco su misura: al pensionato senza mutuo non serve la riga degli interessi passivi.
3. Un solo canale di ritorno: email dedicata, area documenti o cartella condivisa. Non tre insieme.

Quali documenti chiedere ai clienti per ogni adempimento?

I documenti da chiedere dipendono dall'adempimento e dal tipo di cliente: per la dichiarazione delle persone fisiche servono certificazioni dei redditi e spese da detrarre, per IVA e bilancio le fatture e gli estratti conto, per l'antiriciclaggio identità, titolare effettivo e scopo dell'incarico. La tabella è una base da adattare a ogni cliente.

Cosa mettere nella checklist del 730 e del modello Redditi?

La checklist del 730 deve elencare le certificazioni dei redditi, le spese da detrarre o dedurre con la prova del pagamento e i cambiamenti dell'anno (casa, famiglia, lavoro). Per le spese con detrazione del 19% va chiesta anche la prova del pagamento tracciabile, obbligatorio dal 2020 per la legge 160/2019.

Una checklist pratica per il cliente persona fisica:

1. Certificazione Unica di lavoro, pensione o altri redditi (va consegnata dal sostituto d'imposta entro il 16 marzo).
2. Spese sanitarie non presenti nella precompilata, con scontrino o fattura.
3. Interessi passivi del mutuo sulla prima casa, con certificazione della banca.
4. Spese di istruzione, sport dei figli, assicurazioni, con ricevuta e pagamento.
5. Lavori sulla casa: fatture e bonifici.
6. Contratti di affitto, da inquilino o da proprietario.
7. Contributi versati per colf, badanti, previdenza complementare.
8. Novità dell'anno: figli a carico, cambio di residenza, compravendite, eredità.

Sulla prova del pagamento conviene essere chiari: secondo il comma 679 della legge 160/2019 la detrazione del 19% spetta solo se la spesa è pagata con bonifico, carta, bancomat o altri sistemi tracciabili. Il comma 680 esclude da questo obbligo medicinali, dispositivi medici e prestazioni sanitarie di strutture pubbliche o accreditate al Servizio sanitario nazionale.

Quando mandare la richiesta di documenti?

La richiesta va mandata con l'anticipo che serve al cliente per raccogliere le carte, di solito tre o quattro settimane prima della data in cui lo studio vuole iniziare. Per il 730 conviene scrivere a inizio marzo e chiedere la consegna dopo il 16 marzo, quando i clienti hanno già ricevuto la Certificazione Unica.

Un calendario tipo per la dichiarazione delle persone fisiche:

Le stesse finestre valgono, con date diverse, per il bilancio (dopo la chiusura dell'esercizio) e per l'IVA (prima di ogni liquidazione).

Quali modelli di email usare per chiedere i documenti?

Servono tre modelli: la richiesta iniziale con l'elenco e la data, il sollecito che nomina solo i documenti mancanti e la conferma di ricezione con eventuali documenti incompleti. Brevi, con l'oggetto che dice cosa e entro quando: il cliente deve capire tutto senza aprire allegati.

Modello 1: richiesta iniziale

Oggetto: Documenti per la dichiarazione 2027 – da inviare entro il [data]

Buongiorno [nome], per preparare la sua dichiarazione dei redditi ci servono i documenti elencati qui sotto. Li può inviare rispondendo a questa email entro il [data], anche come foto leggibili.

[elenco personalizzato]

Per le spese mediche, scolastiche o sportive ci mandi anche la prova del pagamento (ricevuta della carta o del bonifico). Se un documento non la riguarda, lo ignori. Grazie.

Modello 2: sollecito

Oggetto: Mancano 2 documenti per la sua dichiarazione

Buongiorno [nome], abbiamo ricevuto quasi tutto, grazie. Ci mancano ancora: [documento 1], [documento 2]. Ce li può mandare entro il [data]? Senza questi documenti non possiamo inserire le relative detrazioni.

Modello 3: conferma e documenti incompleti

Oggetto: Documenti ricevuti – una sola correzione

Buongiorno [nome], abbiamo ricevuto i documenti. Uno solo va completato: [documento] è senza la seconda pagina. Appena arriva iniziamo il lavoro.

Fai il conto: con 200 clienti, una richiesta personalizzata, due solleciti e una conferma fanno 800 email in poche settimane, ognuna da adattare a ciò che manca a quel cliente.

Come ricevere i documenti dei clienti in modo sicuro?

I documenti dei clienti vanno ricevuti su un canale che lo studio controlla, con i file legati al cliente giusto e accessibili solo a chi lavora la pratica. Un indirizzo email dedicato o un'area documenti funzionano meglio delle chat personali, dove le foto si mescolano e restano su telefoni privati.

• Chiedi solo ciò che serve: niente estratti conto completi se basta un movimento.
• Rinomina i file appena arrivano: cliente, documento, anno (es. BIANCHI-ANNA_CU_2026.pdf).
• Rispondi solo al cliente che ha scritto, senza inoltri a catena.
• Se mandi un documento alla persona sbagliata, è una violazione di dati personali: valuta il rischio e, se c'è, notificala al Garante entro 72 ore, come indica il Garante privacy. Documentala comunque.

Quali sono gli errori più frequenti nella richiesta documenti?

Gli errori più frequenti sono la lista uguale per tutti, la richiesta senza data limite e il sollecito che rimanda l'elenco completo. Il risultato è lo stesso: il cliente non capisce cosa manca davvero, manda carte inutili e lo studio passa giorni a controllare cosa è arrivato.

• Lista generica: il cliente si scoraggia davanti a 30 voci di cui gliene servono 5.
• Nessuna data: senza scadenza la richiesta scivola in fondo alla casella.
• Canali multipli: metà documenti per email, metà su WhatsApp, uno consegnato a mano.
• Nessun registro: lo studio non sa chi ha mandato cosa e quando.
• Prova del pagamento dimenticata: la fattura c'è, ma la detrazione del 19% salta perché manca la ricevuta tracciabile.

Cosa si può automatizzare nella richiesta documenti?

Si possono automatizzare quasi tutti i passaggi ripetitivi: preparare l'elenco per cliente, mandare la richiesta, riconoscere i documenti arrivati, sollecitare solo ciò che manca e tenere il registro. Restano allo studio il controllo della completezza e le decisioni sui casi dubbi.

È lo stesso schema che vale per l'invio degli F24 ai clienti e per i promemoria delle scadenze: lavoro ripetitivo da una parte, controllo del professionista dall'altra. Con Commercialista AI la richiesta, i solleciti e il riconoscimento dei documenti arrivati li prepara il programma: il programma lo fa al posto tuo, lo studio controlla.

Contenuto informativo aggiornato al 14 ottobre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.