Scadenzario dello studio commercialista: come organizzarlo per tipo di cliente, gli errori da evitare e le scadenze di fine 2026

Pubblicato il 17 ottobre 2026 · Aggiornato il 22 ottobre 2026 · 8 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo preparato con l'intelligenza artificiale, con riferimenti alle fonti ufficiali citate.

Perimetro della ripartizione 50/50. Vale per chi esercita un’attività con ISA approvato e rispetta il relativo limite di ricavi o compensi, compresi i forfettari in queste condizioni anche se esclusi dall’applicazione dell’indice. La sola etichetta «forfettario» non basta: fuori da questo perimetro va verificata la ripartizione ordinaria 40/60. Gli esempi con rate uguali di questa guida presuppongono tali requisiti. Fonte: Agenzia delle Entrate, risoluzione 93/E illustrata da FiscoOggi.

I punti chiave

• Lo scadenzario si costruisce cliente per cliente: regime, IVA, sostituto d'imposta, INPS.
• Ogni scadenza ha tre date: documenti dal cliente, F24 pronto, pagamento.
• Fine 2026: 16 e 30 novembre, 16 e 28 dicembre (il 27 è domenica).
• Il promemoria al cliente vale quanto la scadenza: senza conferma di pagamento lo scadenzario è a metà.

Cos'è lo scadenzario di uno studio commercialista?

Lo scadenzario dello studio è l'elenco delle scadenze di ogni cliente, con chi se ne occupa, quali documenti servono e lo stato del lavoro: documenti arrivati, F24 preparato, inviato, pagato. Non è il calendario fiscale generale: è la sua applicazione ai clienti dello studio.

Il calendario dell'Agenzia delle Entrate elenca gli adempimenti per data e per tipo di contribuente. Lo studio deve fare un passo in più: sapere che il 30 novembre riguarda quaranta clienti, che dodici non hanno ancora mandato i dati e che tre hanno chiesto di ridurre l'acconto.

Per questo lo scadenzario ha bisogno di quattro colonne fisse: cliente, adempimento, data di legge, stato.

Quali scadenze ha ogni tipo di cliente?

Le scadenze dipendono da quattro dati del cliente: regime fiscale, periodicità IVA, ruolo di sostituto d'imposta e gestione previdenziale. Un forfettario non liquida l'IVA ma paga acconti di imposta sostitutiva e contributi; una società ha IVA, ritenute, acconti IRES e IRAP. Si parte da questa mappa.

Per i contribuenti nel perimetro ISA sopra definito i due acconti delle imposte sui redditi sono pari al 50% ciascuno, come previsto dall'art. 58 del D.L. 124/2019 e spiegato da FiscoOggi: anche questo va scritto nella scheda.

Quali sono le scadenze principali di fine 2026?

Da metà novembre a fine anno le date da presidiare sono quattro: lunedì 16 novembre, lunedì 30 novembre, mercoledì 16 dicembre e lunedì 28 dicembre 2026. L'acconto IVA slitta al 28 perché il 27 dicembre è domenica. La quarta rata INPS fissa del 2026 cade il 16 febbraio 2027.

Le date di novembre e dicembre seguono lo scadenzario fino al 31 dicembre 2026 di Confartigianato Padova; l'acconto IVA al 28 dicembre è confermato da Assolombarda; le rate INPS dalla circolare n. 14 del 2026. Il dettaglio con i codici tributo è nelle guide alle scadenze fiscali di novembre 2026 e alle scadenze fiscali di dicembre 2026.

Come si costruisce lo scadenzario dello studio?

Lo scadenzario si costruisce in cinque passi: scheda di ogni cliente con i quattro dati che decidono le scadenze, elenco degli adempimenti che ne derivano, tre date per ciascuno, un responsabile e uno stato aggiornato. Lo strumento conta meno del metodo, ma il metodo regge solo se gli aggiornamenti non dipendono dalla memoria.

1. Scheda cliente: regime, periodicità IVA, sostituto sì o no, gestione INPS o cassa, metodo per gli acconti.
2. Adempimenti: dalla scheda si ricavano le scadenze dell'anno.
3. Tre date per scadenza: richiesta documenti, F24 pronto, data di legge. Per il 30 novembre, ad esempio, documenti entro il 13, F24 entro il 20.
4. Responsabile: un nome per ogni cliente o per ogni adempimento.
5. Stato: da chiedere, documenti arrivati, F24 inviato, pagato.

Tre strumenti a confronto:

Per chiedere i dati in tempo usa i modelli della guida sulla richiesta di documenti ai clienti.

Fai il conto: cento clienti, quattro scadenze a fine anno, tre messaggi per scadenza. Sono più di mille promemoria da mandare e controllare in sei settimane.

Come si collegano scadenzario, F24 e promemoria ai clienti?

Lo scadenzario serve davvero quando a ogni scadenza corrispondono un F24 inviato e un promemoria al cliente, e quando lo stato passa a «pagato» solo dopo la conferma. Il ritmo che funziona è di tre messaggi: dieci giorni prima, tre giorni prima e l'ultimo giorno lavorativo utile.

Per il 30 novembre 2026, lunedì, il calendario dei messaggi è questo:

• venerdì 20 novembre: F24 e avviso con importo e data a tutti i clienti interessati;
• giovedì 26 novembre: promemoria a chi non ha confermato;
• venerdì 27 novembre: ultimo avviso, solo a chi manca ancora.

I modelli di email, WhatsApp e SMS sono nella guida ai promemoria delle scadenze ai clienti; come mandare gli F24 e sapere chi ha pagato è spiegato nella guida su come inviare gli F24 ai clienti. Per dicembre conviene unire tutto nella lettera di fine anno ai clienti, con le date dell'acconto IVA e la richiesta dei documenti per la chiusura.

Quali errori evitare nello scadenzario?

Gli errori più frequenti sono quattro: scadenze generiche non legate ai clienti, date di legge non spostate quando cadono di sabato o domenica, nessuna data interna per i documenti e nessuna verifica del pagamento. Ognuno porta allo stesso risultato: F24 preparati all'ultimo giorno o pagamenti mancati.

• Date festive non corrette: il 27 dicembre 2026 è domenica, l'acconto IVA si paga il 28.
• Scheda cliente non aggiornata: un passaggio da trimestrale a mensile, o un nuovo dipendente, cambia tutte le scadenze.
• Solo la data di legge: senza una data interna per i documenti, il lavoro si concentra negli ultimi due giorni.
• Nessuno stato di pagamento: lo studio non sa chi ha pagato e scopre gli omessi versamenti mesi dopo.
• Riferimenti normativi vecchi: dal 1° gennaio 2027 si applicano i nuovi testi unici, come spiegato nella guida ai testi unici fiscali dal 2027; le note dello scadenzario vanno aggiornate.

Checklist: lo scadenzario è pronto per fine anno?

Lo scadenzario è pronto se ogni cliente ha la scheda aggiornata, ogni scadenza di novembre e dicembre ha un responsabile e una data per i documenti, i promemoria sono già programmati e lo stato di pagamento si aggiorna ogni giorno. Mancando uno di questi punti, conviene sistemarlo prima del 16 novembre.

1. Schede cliente controllate: regime, periodicità IVA, sostituto, gestione INPS.
2. Clienti con acconti ridotti o metodo previsionale segnati a parte.
3. Date interne per i documenti fissate per 16 e 30 novembre, 16 e 28 dicembre.
4. Promemoria programmati con il ritmo dieci giorni, tre giorni, ultimo giorno utile.
5. Stato «pagato» aggiornato con quietanza o esito dell’addebito; la sola conferma del cliente resta uno stato distinto.
6. Lettera di fine anno pronta prima della metà di dicembre.

Le altre guide sull'organizzazione sono nella categoria Studio e AI.

Cosa fa un software come Commercialista AI con le scadenze?

Commercialista AI aiuta lo studio a riunire documenti, scadenze e F24 dai dati disponibili. Lo studio verifica la posizione del cliente, le date e gli importi e autorizza gli invii. L'esito di un versamento si controlla sulla ricevuta o sull'addebito, separatamente dalla consegna del modello.

Per un avviso bonario, lo studio può pianificare, per esempio, due promemoria: uno un mese prima e uno cinque giorni prima. È un esempio organizzativo da adattare alla scadenza del cliente, non un calendario automatico garantito dal prodotto.

Per vedere come funziona: Commercialista AI.

Contenuto informativo: le date vanno sempre verificate sulle fonti ufficiali, perché proroghe e nuove norme possono cambiarle.

Contenuto informativo aggiornato al 22 ottobre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.