Come inviare gli F24 a tutti i clienti e sapere chi ha pagato

Aggiornato il 14 ottobre 2026 · 7 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo scritto con l'intelligenza artificiale e controllato sulle fonti ufficiali citate.

Qual è il modo più veloce per mandare gli F24 ai clienti?

Il modo più veloce è lavorare per lotti: esportare dal gestionale tutte le deleghe della scadenza, abbinarle ai clienti in un solo passaggio, inviare a tutti lo stesso messaggio personalizzato con importo e data, e poi seguire solo chi non risponde. Il tempo si perde quando ogni F24 diventa un'email scritta a mano.

Il problema non è preparare la delega: quella la fa il gestionale. Il problema è tutto quello che viene dopo, moltiplicato per decine o centinaia di clienti nelle settimane di scadenza, come il 16 novembre e il 30 novembre (vedi il calendario delle scadenze di novembre 2026).

Quali metodi usano gli studi per inviare gli F24?

Gli studi usano quattro metodi: email scritte a mano, PEC, area clienti del gestionale o invio automatico in blocco. Cambiano soprattutto due cose: quanto tempo serve per ogni cliente e quanto è facile sapere dopo chi ha ricevuto, aperto e pagato la delega.

Molti studi combinano i metodi: email per tutti, PEC solo per chi in passato ha contestato una scadenza.

Come si inviano gli F24 ai clienti, passo per passo?

Il flusso tipico ha sette passi, dalla generazione delle deleghe al controllo del pagamento. I passi 2 e 3 sono quelli dove nascono quasi tutti gli errori, perché un file con il nome sbagliato o un indirizzo vecchio basta a mandare i dati di un cliente a un altro.

1. Genera le deleghe nel gestionale per la scadenza, con un nome file che contenga cliente e data (es. ROSSI-MARIO_F24_2026-11-30.pdf).
2. Abbina ogni file al cliente e controlla codice fiscale e importo sul PDF, non solo sul nome del file.
3. Verifica l'indirizzo: email o PEC aggiornata, eventuale collaboratore del cliente in copia.
4. Scrivi il messaggio con importo, scadenza, modalità di pagamento e richiesta di conferma (modello sotto).
5. Invia e conserva il registro: data, destinatario, allegato.
6. Manda i promemoria a chi non ha confermato.
7. Controlla il pagamento con la quietanza o il cassetto fiscale e segna l'esito cliente per cliente.

Un modello di messaggio che funziona:

Oggetto: F24 in scadenza il 30/11/2026 – Mario Rossi

Buongiorno, in allegato l'F24 di 1.240,00 € da pagare entro lunedì 30 novembre 2026 (saldo e acconto). Può pagarlo dall'home banking, in banca o in posta. Quando ha pagato, ci risponda a questa email con la ricevuta. Per dubbi siamo a disposizione.

Fai il conto: con 120 clienti e tre minuti per controllare, scrivere e allegare, sono sei ore solo per il primo invio. Poi vengono i promemoria e il controllo dei pagamenti.

Come sapere quali clienti hanno pagato l'F24?

Lo studio può saperlo in tre modi: dalla quietanza che il cliente rimanda, dalla sezione Versamenti del cassetto fiscale del cliente, consultabile con la delega, oppure dalle ricevute telematiche quando è lo studio a trasmettere l'F24 con Entratel. Senza uno di questi riscontri, «ho pagato» resta una parola.

• Quietanza del cliente: è il metodo più semplice, ma dipende dalla buona volontà del cliente. Chiederla nel messaggio di invio aumenta molto le risposte.
• Cassetto fiscale: secondo l'Agenzia delle Entrate contiene i dati dei versamenti con F24 e F23 e le quietanze degli F24. Gli intermediari abilitati a Entratel lo consultano per i clienti che hanno conferito la delega. Il dato non è immediato: i pagamenti compaiono dopo alcuni giorni.
• Ricevute Entratel: se lo studio trasmette le deleghe con il servizio F24 cumulativo, l'Agenzia rende disponibili le ricevute di trasmissione, l'esito dei controlli e l'esito dell'addebito in banca per ogni F24.

Tieni un elenco con tre stati per cliente: inviato, confermato, pagato. A ridosso della scadenza ti serve solo la colonna dei «non pagati».

Conviene che paghi lo studio con Entratel o che paghi il cliente?

Dipende da quanto controllo vuoi sul pagamento. Se trasmette lo studio con Entratel, sai subito l'esito e il cliente non deve fare nulla, ma servono i suoi dati bancari e il suo accordo. Se paga il cliente, lo studio ha meno responsabilità sull'addebito ma deve inseguire la conferma.

Il servizio di addebito unico sul conto dell'intermediario esiste dal 2007 (provvedimento del 21 giugno 2007): il contribuente deve prima autorizzare lo studio a trasmettere le deleghe e ad addebitare le somme sul conto dello studio. Con il servizio F24 cumulativo, invece, l'intermediario non può addebitare sul proprio conto gli F24 dei clienti.

Quanti promemoria mandare e quando?

Bastano due promemoria dopo l'invio: uno qualche giorno prima della scadenza e uno il giorno prima, solo a chi non ha ancora confermato. Chi ha già mandato la quietanza non deve ricevere solleciti: è il modo più rapido per far ignorare anche i messaggi importanti.

Esempio per la scadenza di lunedì 30 novembre 2026:

Per i forfettari a novembre gli importi cambiano spesso rispetto al primo acconto: spiega nel messaggio da dove viene la cifra (vedi la guida al secondo acconto forfettario 2026).

Quali sono gli errori più frequenti nell'invio degli F24?

Gli errori più frequenti sono tre: l'F24 allegato al cliente sbagliato, l'allegato illeggibile o mancante e il promemoria mandato a chi ha già pagato. Il primo è il più grave, perché espone codice fiscale e importi di un cliente a un'altra persona e diventa un problema di privacy.

• Cliente sbagliato: secondo il Garante privacy la divulgazione non autorizzata di dati personali è una violazione; se c'è un rischio per l'interessato va notificata entro 72 ore da quando lo studio ne viene a conoscenza. Va comunque documentata.
• Allegato sbagliato: un F24 vecchio o di un'altra scadenza. Controlla la data sul PDF, non solo sul nome.
• Indirizzo vecchio: il cliente ha cambiato email o il collaboratore se n'è andato.
• Messaggio senza importo e data: il cliente non apre l'allegato e non si accorge della scadenza.
• Nessun registro: quando il cliente dice «non mi è arrivato», non sai cosa rispondere.

Cosa controllare prima di inviare gli F24 ai clienti?

Prima di premere «invia» controlla che ogni delega sia del cliente giusto, della scadenza giusta e con l'importo giusto, e che il messaggio dica chiaramente quanto pagare e entro quando. Bastano cinque minuti sull'elenco complessivo per evitare la maggior parte degli errori.

1. Il numero di F24 corrisponde al numero di clienti con versamenti per quella scadenza.
2. Il codice fiscale sul PDF coincide con il cliente destinatario.
3. Importo e data di scadenza nel messaggio coincidono con il PDF.
4. Gli F24 che lo studio trasmette direttamente con Entratel sono segnati a parte: al cliente vanno solo per conoscenza, non da pagare.
5. Indirizzi email e PEC aggiornati.
6. Il messaggio chiede la quietanza dopo il pagamento.
7. I promemoria sono programmati solo per chi non ha confermato.
8. Il registro degli invii è salvato.

Cosa si può automatizzare nell'invio degli F24?

Si può automatizzare quasi tutto il lavoro ripetitivo: l'abbinamento dei file ai clienti, la preparazione dei messaggi, i solleciti a chi non risponde e il registro degli invii. Restano allo studio il controllo dell'elenco prima della partenza e la verifica dei pagamenti dubbi.

È lo stesso principio che vale per l'intelligenza artificiale nello studio: il programma fa il lavoro ripetitivo, il professionista controlla e decide. Con Commercialista AI carichi gli F24 esportati dal gestionale, il programma li abbina ai clienti e prepara le email, lo studio controlla e invia, e chi non risponde riceve un sollecito se lo attivi.

Contenuto informativo aggiornato al 14 ottobre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.