Lettera ai clienti di fine anno: il modello completo per il commercialista, da copiare e adattare

Aggiornato il 14 ottobre 2026 · 6 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo scritto con l'intelligenza artificiale e controllato sulle fonti ufficiali citate.

A cosa serve la lettera di fine anno ai clienti?

La lettera di fine anno serve a chiudere l'anno senza sorprese: ricorda al cliente le ultime scadenze, gli dice cosa fare entro il 31 dicembre, gli elenca i documenti da mandare a gennaio e gli comunica quando lo studio è chiuso. Una pagina sola, spedita entro la prima metà di dicembre, evita decine di telefonate a gennaio.

Le date di dicembre 2026 da citare sono due: mercoledì 16 dicembre (saldo IMU, IVA di novembre, ritenute e contributi) e lunedì 28 dicembre, perché il 27 è domenica (acconto IVA). Il dettaglio è nel calendario delle scadenze di dicembre 2026, che contiene anche una versione breve della lettera. Qui trovi il modello completo, diviso per tipo di cliente.

Cosa deve contenere la lettera di fine anno?

La lettera di fine anno deve contenere cinque blocchi: le scadenze rimaste con data e importo, le azioni da fare entro il 31 dicembre, i documenti da mandare a gennaio, il canale e la data per mandarli, i giorni di chiusura dello studio. Il resto (auguri, novità normative lunghe) è facoltativo e va tenuto breve.

Qual è il modello completo della lettera di fine anno?

Il modello qui sotto è pensato per essere copiato nell'email o in una lettera su carta intestata, sostituendo le parti tra parentesi quadre. È diviso in blocchi: togli quelli che non riguardano il cliente, così la lettera resta corta e ogni riga è utile per chi la legge.

Oggetto: Fine anno 2026 – scadenze di dicembre e documenti da preparare

Gentile [nome],

l'anno si chiude e le scriviamo per tre cose: le ultime scadenze, le spese da pagare entro il 31 dicembre e i documenti che ci serviranno a gennaio.

1. Le sue scadenze di dicembre

• Mercoledì 16 dicembre 2026: [saldo IMU / IVA di novembre / ritenute], importo [importo] €. F24 allegato.
• Lunedì 28 dicembre 2026: acconto IVA, importo [importo] €. F24 allegato.

Dopo il pagamento ci mandi la ricevuta rispondendo a questa email.

2. Da fare entro il 31 dicembre

• Le spese che danno diritto alla detrazione del 19% (per esempio visite private, palestra dei figli, spese scolastiche, veterinario) vanno pagate con carta, bancomat, bonifico o altro strumento tracciabile: se pagate in contanti, la detrazione si perde. Fanno eccezione i medicinali, i dispositivi medici e le prestazioni di strutture pubbliche o accreditate al Servizio sanitario nazionale.
• Conservi scontrini, fatture e ricevute dei pagamenti in un'unica cartella.
• [Per le ditte: se prevede acquisti di beni per l'attività, ne parli con noi prima della fine dell'anno.]

3. I documenti da mandarci a gennaio

Entro il [data], ci mandi:

1. estratti conto al 31 dicembre 2026 dei conti [dell'attività / intestati a lei];
2. fatture e ricevute di acquisto non arrivate tramite fattura elettronica (per esempio fornitori esteri);
3. contratti firmati nel 2026: affitti, leasing, finanziamenti, assicurazioni;
4. eventuali avvisi o lettere ricevuti da Agenzia delle Entrate, INPS, Comune o Agenzia delle Entrate-Riscossione;
5. [per i datori di colf e badanti: le ricevute dei contributi versati];
6. le novità dell'anno: cambio di residenza, nascita di figli, acquisto o vendita di immobili, eredità.

La Certificazione Unica di lavoro o pensione arriverà entro il 16 marzo: ce la mandi appena la riceve.

4. Come mandarci i documenti

Risponda a questa email o li carichi in [area documenti / indirizzo dedicato]. Vanno bene anche foto, purché leggibili. Per favore, usi un solo canale.

5. Chiusura dello studio

Lo studio sarà chiuso dal [data] al [data]. Per urgenze legate a una scadenza può scrivere a [contatto].

[Facoltativo] Come lavoriamo: come previsto dalla lettera d'incarico, per alcune attività di supporto (preparazione di bozze, lettura e ordinamento dei documenti) lo studio usa strumenti di intelligenza artificiale. Ogni risultato è controllato da un professionista dello studio.

Grazie per la collaborazione nel 2026 e buone feste.

[Firma]

Come adattare la lettera ai diversi tipi di cliente?

La lettera si adatta togliendo e aggiungendo righe nei blocchi 1 e 3: per le persone fisiche contano soprattutto spese detraibili e Certificazione Unica, per ditte e professionisti estratti conto e fatture fuori dal Sistema di Interscambio, per le società anche inventario, crediti e debiti al 31 dicembre.

I forfettari non versano l'acconto IVA perché non applicano l'IVA: nella loro lettera quella riga non deve esserci, altrimenti nascono telefonate inutili. Per i contributi dei forfettari vedi la guida ai contributi INPS dei forfettari 2026.

Fai il conto: tre versioni della lettera, con scadenze, importi e F24 diversi per ognuno di 150 clienti, sono 150 email da personalizzare a mano nelle stesse due settimane in cui lo studio prepara gli F24 di dicembre.

Quando e come spedire la lettera di fine anno?

La lettera va spedita tra l'1 e il 10 dicembre, insieme agli F24 di dicembre se sono pronti, così il cliente ha tutto in un solo messaggio. L'email personalizzata con oggetto chiaro funziona meglio del PDF generico allegato: il cliente legge subito le sue date e i suoi importi.

Un calendario tipo:

1. Fine novembre: prepara le tre versioni e l'elenco dei clienti con le loro scadenze.
2. Entro il 10 dicembre: invio a tutti, con gli F24 allegati.
3. Lunedì 14 dicembre: promemoria a chi non ha confermato l'F24 del 16 (vedi i modelli di promemoria).
4. Prima della chiusura natalizia: ultimo avviso per l'acconto IVA del 28 dicembre.
5. Metà gennaio: sollecito dei documenti a chi non li ha ancora mandati.

Quali errori evitare nella lettera di fine anno?

Gli errori da evitare sono la lettera uguale per tutti, le date non aggiornate allo slittamento festivo e la lista di documenti troppo lunga. Una lettera generica viene archiviata senza leggerla; una lettera con le date sbagliate fa perdere credibilità a tutte le comunicazioni successive dello studio.

• Data dell'acconto IVA: nel 2026 è lunedì 28 dicembre, non il 27.
• Acconto IVA ai forfettari: non lo pagano, non va scritto.
• Documenti senza data limite: senza una scadenza, i documenti arrivano a marzo.
• Troppi canali: «mandi per email, WhatsApp o li porti in studio» produce documenti sparsi ovunque.
• Nessun registro: annota a chi è partita la lettera e chi ha risposto; servirà per i solleciti di gennaio (vedi la richiesta documenti ai clienti).

Cosa si può automatizzare nella lettera di fine anno?

Si può automatizzare la scelta della versione giusta per ogni cliente, l'inserimento di date, importi e F24, l'invio e il registro di chi ha risposto. Allo studio resta il controllo dell'elenco prima della partenza e la risposta ai clienti con domande specifiche.

Il programma lo fa al posto tuo, lo studio controlla.

Contenuto informativo: il modello va adattato alla situazione di ogni cliente e non sostituisce la valutazione del professionista.

Contenuto informativo aggiornato al 14 ottobre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.