Prima nota: come si compila, con esempio in dare e avere
Articolo preparato con l'intelligenza artificiale, con riferimenti alle fonti ufficiali citate.
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La prima nota è il prospetto cronologico in cui si annotano, giorno per giorno, incassi, pagamenti e operazioni dell'impresa, con data, causale, conto e importo. Per compilarla si registra ogni documento in dare e in avere, si controlla che i totali coincidano e si confrontano i saldi con estratto conto e cassa.
I punti chiave
- La prima nota è il prospetto in cui si annotano in ordine di data incassi, pagamenti e operazioni, prima di portarli nei conti della contabilità.
- Non è prevista dal codice civile: obbligatorio è il libro giornale (art. 2214 c.c.), che indica giorno per giorno le operazioni dell'impresa (art. 2216 c.c.).
- Ogni riga ha data, causale, descrizione, conto in dare, conto in avere, importo e riferimento al documento. Il totale dare deve essere uguale al totale avere.
- Nell'esempio di questa guida sette registrazioni muovono 16.307 euro da entrambi i lati, la banca passa da 10.000 a 13.945 euro, la cassa chiude a 178 euro e l'IVA netta del periodo è di 748 euro.
- Gli errori non si cancellano: l'art. 2219 c.c. impone di lasciare leggibile quanto è stato cancellato, quindi si fa una scrittura di storno.
Che cos'è la prima nota?
È il prospetto cronologico in cui si scrivono le operazioni dell'impresa man mano che arrivano i documenti: fatture, estratti conto, scontrini, cedolini. Ogni riga dice che cosa è successo, quando, quali conti si muovono e per quale importo.
Si usa per tre scopi pratici:
| Scopo | Come lo serve la prima nota |
|---|---|
| Sapere quanta liquidità c'è | Il saldo progressivo di banca e cassa si confronta con l'estratto conto e con il contante |
| Non perdere documenti | Ogni riga rimanda a una fattura o a un movimento: se manca il documento, si vede subito |
| Preparare la contabilità | Le righe, già in dare e avere, passano nel libro giornale e nei conti senza rielaborazioni |
Nella pratica degli studi si distinguono tre tipi di prima nota. È una classificazione d'uso, non di legge:
- Prima nota cassa: entrate e uscite in contanti, con saldo di cassa dopo ogni movimento.
- Prima nota banca: movimenti del conto corrente, riscontrati con l'estratto conto.
- Prima nota operazioni varie (o generale): fatture di vendita e acquisto, cedolini, ammortamenti e tutto ciò che non muove subito denaro.
La prima nota è obbligatoria?
No, il codice civile non la nomina. È obbligatorio il libro giornale per l'imprenditore commerciale e la prima nota è il modo ordinato di prepararlo. Chi lavora con un software di contabilità la tiene senza accorgersene: ogni registrazione è già una riga di prima nota.
Le norme da conoscere sono tre, tutte del codice civile:
| Norma | Cosa prevede | Effetto sulla prima nota |
|---|---|---|
| Art. 2214 | L'imprenditore commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari, oltre alle altre scritture richieste da natura e dimensioni dell'impresa | Le registrazioni devono finire nel giornale |
| Art. 2216 | Il libro giornale indica giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa | La prima nota va tenuta in ordine di data |
| Art. 2219 | Le scritture si tengono secondo le norme di un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine né abrasioni; le cancellazioni lasciano leggibili le parole cancellate | Niente righe vuote e niente cancellature: si corregge con lo storno |
Quali soggetti siano tenuti alla contabilità ordinaria, e quali possano usare regimi semplificati, dipende dalla forma giuridica e dal regime scelto: va verificato cliente per cliente. Per la chiusura del bilancio, il passaggio dalla contabilità all'esercizio è nella guida su come leggere un bilancio d'esercizio.
Come si compila la prima nota passo per passo?
Si prende il documento, si individuano i due conti coinvolti, si scrive l'importo in dare su uno e in avere sull'altro, si indica la data dell'operazione e si controlla il saldo. Il documento di riferimento va sempre annotato, per ritrovarlo.
Una riga completa contiene:
- Data dell'operazione (data fattura, data di valuta del movimento o data dello scontrino).
- Causale breve: fattura di vendita, fattura di acquisto, incasso, pagamento, prelievo.
- Descrizione con controparte e numero del documento.
- Conto in dare e conto in avere.
- Importo, sempre IVA compresa per cassa e banca.
- Riferimento al documento (numero fattura, riga dell'estratto conto).
La regola dei segni è una sola: aumenta in dare ciò che è un'attività (banca, cassa, crediti verso clienti) o un costo; aumenta in avere ciò che è un debito (debiti verso fornitori, IVA a debito) o un ricavo. Per i costi e i ricavi di competenza si veda la differenza tra competenza e cassa: la prima nota registra entrambi i momenti, la fattura e poi l'incasso.
Come si compila la prima nota con un esempio?
Una srl di servizi con 10.000 euro in banca registra sette operazioni di ottobre 2026. Le registrazioni muovono 16.307 euro in dare e in avere, la banca arriva a 13.945 euro, la cassa a 178 euro e il periodo lascia un utile di 3.375 euro con 748 euro di IVA da versare.
Dati didattici. Aliquota IVA ordinaria al 22%. I debiti verso il personale e le imposte sul reddito sono lasciati fuori per semplicità.
Prima nota operazioni varie e movimenti
| N. | Data | Causale e descrizione | Dare | Avere | Importo |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 05/10 | Fattura di vendita n. 45 al cliente Rossi: imponibile 5.000 + IVA 1.100 | Crediti verso clienti 6.100 | Ricavi 5.000; IVA a debito 1.100 | 6.100 |
| 2 | 07/10 | Fattura di acquisto di una consulenza: imponibile 1.500 + IVA 330 | Costi per servizi 1.500; IVA a credito 330 | Debiti verso fornitori 1.830 | 1.830 |
| 3 | 10/10 | Incasso della fattura n. 45 con bonifico | Banca 6.100 | Crediti verso clienti 6.100 | 6.100 |
| 4 | 12/10 | Pagamento della fattura del consulente con bonifico | Debiti verso fornitori 1.830 | Banca 1.830 | 1.830 |
| 5 | 13/10 | Prelievo di contanti dal conto | Cassa 300 | Banca 300 | 300 |
| 6 | 14/10 | Cancelleria pagata in contanti, scontrino 122 (100 + IVA 22) | Costi di cancelleria 100; IVA a credito 22 | Cassa 122 | 122 |
| 7 | 30/10 | Commissioni bancarie addebitate | Spese bancarie 25 | Banca 25 | 25 |
| Totale | 16.307 |
Totale in dare = totale in avere = 6.100 + 1.830 + 6.100 + 1.830 + 300 + 122 + 25 = 16.307.
Prima nota banca (saldo iniziale 10.000):
| Data | Movimento | Entrate | Uscite | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 10/10 | Incasso fattura n. 45 | 6.100 | 16.100 | |
| 12/10 | Pagamento consulente | 1.830 | 14.270 | |
| 13/10 | Prelievo contanti | 300 | 13.970 | |
| 30/10 | Commissioni | 25 | 13.945 |
Prima nota cassa (saldo iniziale 0):
| Data | Movimento | Entrate | Uscite | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 13/10 | Prelievo dal conto | 300 | 300 | |
| 14/10 | Cancelleria | 122 | 178 |
Cosa dicono i numeri:
- Banca: 10.000 + 6.100 − 1.830 − 300 − 25 = 13.945, da confrontare con il saldo dell'estratto conto a fine mese.
- Cassa: 300 − 122 = 178, da confrontare con il contante in cassa.
- Crediti e debiti: la fattura n. 45 è stata incassata e quella del consulente pagata, quindi i conti dei clienti e dei fornitori tornano a zero.
- Risultato del periodo: ricavi 5.000 meno costi 1.500 + 100 + 25 = 3.375 euro.
- IVA: a debito 1.100, a credito 330 + 22 = 352, quindi 748 euro da versare con la liquidazione. Per i termini e le regole dei registri IVA dal 2027 si veda la guida sul testo unico IVA.
Come si controlla che la prima nota quadri?
Con tre controlli a fine mese: totale dare uguale al totale avere, saldo di banca uguale all'estratto conto, saldo di cassa uguale al contante. Se uno non torna, si cerca la riga mancante o doppia partendo dalla differenza.
| Controllo | Come si fa | Cosa significa se non torna |
|---|---|---|
| Dare = avere | Si sommano le due colonne | Una registrazione è incompleta o con importi diversi |
| Banca = estratto conto | Si spuntano i movimenti uno a uno | Movimento non registrato, registrato due volte o con data diversa |
| Cassa = contante | Si conta il denaro | Scontrino mancante o prelievo non registrato |
| Clienti e fornitori | Si confrontano con lo scadenziario | Incasso o pagamento non abbinato alla fattura |
Trucco per trovare l'errore: se la differenza è uguale a un importo presente nel periodo, probabilmente quella riga manca o è doppia. Se è il doppio di un importo, quel movimento è stato scritto con il segno sbagliato.
Come si corregge un errore in prima nota?
Non si cancella e non si sovrascrive: si registra una scrittura di storno con gli stessi importi e i conti invertiti, poi si scrive l'operazione corretta. L'art. 2219 c.c. vieta abrasioni e chiede che le cancellazioni lascino leggibili le parole cancellate.
Esempio sulla riga 7. Le commissioni sono 25 euro, ma per errore si scrivono 52:
| Riga | Dare | Avere | Importo |
|---|---|---|---|
| Errata | Spese bancarie 52 | Banca 52 | 52 |
| Storno (rif. riga errata) | Banca 52 | Spese bancarie 52 | 52 |
| Corretta | Spese bancarie 25 | Banca 25 | 25 |
Dopo le tre righe le spese bancarie sono di 25 euro e il saldo di banca è tornato corretto. Nei software gestionali lo storno è spesso automatico; nel foglio di calcolo va scritto a mano e documentato nella causale.
Quali errori evitare nella prima nota?
Gli errori più comuni sono usare gli imponibili invece dei totali di fattura per banca e cassa, registrare l'incasso senza chiudere il credito verso il cliente e dimenticare le piccole spese in contanti.
| Errore | Effetto | Correzione |
|---|---|---|
| Banca registrata senza IVA | Il saldo non torna con l'estratto conto | Usare sempre il totale pagato o incassato |
| Incasso senza chiudere il credito | Il cliente risulta ancora debitore | Dare banca, avere crediti verso clienti |
| Costo e pagamento registrati insieme, senza il debito | Perdita del controllo sullo scadenziario fornitori | Prima il debito verso fornitore, poi il pagamento |
| Scontrini non registrati | Cassa che non torna e IVA a credito persa | Registrare ogni giorno o a fine settimana |
| Righe cancellate dal foglio | Storia delle correzioni illeggibile | Storno con causale |
| Date non coerenti | Saldo progressivo non confrontabile | Una colonna per la data operazione e una per la valuta |
Come spiegare la prima nota al cliente?
Con un esempio sul suo conto corrente: «ogni volta che entra o esce un euro, noi scriviamo da dove viene e dove va, e a fine mese il totale deve combaciare con la banca». Le regole sono due: tutti i documenti e nessuna sorpresa.
Come spiegarlo al cliente, in tre righe
«Ogni mese ci mandi fatture, scontrini ed estratto conto. Noi scriviamo ogni movimento e controlliamo che il saldo coincida con la tua banca. Se manca un documento, lo vediamo subito e te lo chiediamo, invece di accorgercene a fine anno.»
Richiesta documenti: un elenco fisso ogni mese riduce i solleciti. Un modello pronto è nella guida su come chiedere i documenti ai clienti, mentre le date da presidiare sono nello scadenzario dello studio.
Per lo studio, buona parte del lavoro è nella raccolta e nell'abbinamento dei documenti. Commercialista AI aiuta a organizzare documenti e scadenze dei clienti; le registrazioni e i controlli restano sotto la responsabilità dello studio. Le altre definizioni di contabilità sono nella sezione Glossario.
Quali sono le fonti ufficiali consultate?
- Codice civile, art. 2214 - Libri obbligatori e altre scritture contabili (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026), consultato il 08/11/2026
- Codice civile, art. 2216 - Contenuto del libro giornale (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026), consultato il 08/11/2026
- Codice civile, art. 2219 - Tenuta della contabilità (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026), consultato il 08/11/2026
- Gazzetta Ufficiale - Codice civile (R.D. 262/1942), art. 2214, consultato il 08/11/2026
Domande frequenti
La prima nota è obbligatoria?
Il codice civile non nomina la prima nota: è uno strumento di lavoro. Obbligatorio, per l'imprenditore commerciale, è il libro giornale (art. 2214 c.c.), che deve indicare giorno per giorno le operazioni dell'impresa (art. 2216 c.c.). Nella pratica la prima nota è il passaggio che prepara quelle registrazioni.
Che differenza c'è tra prima nota e libro giornale?
Il libro giornale è la scrittura contabile prevista dal codice civile, con le registrazioni in partita doppia. La prima nota è il prospetto operativo da cui si parte per scriverle: può essere di cassa, di banca o delle operazioni varie. Se le registrazioni sono corrette, i totali dell'una e dell'altro coincidono.
Cosa significa registrare in dare e in avere?
Ogni operazione tocca almeno due conti e l'importo scritto in dare deve essere uguale a quello scritto in avere. Un incasso da cliente, per esempio, aumenta la banca (dare) e riduce il credito verso il cliente (avere). Se i totali non sono uguali, la registrazione è sbagliata.
Come si corregge un errore in prima nota?
Non si cancella la riga. L'art. 2219 c.c. vieta abrasioni e impone che le cancellazioni lascino leggibili le parole cancellate. Si fa una scrittura di storno con importi uguali e conti invertiti e poi si registra l'operazione corretta, indicando nella causale il riferimento alla riga stornata.
La prima nota va fatta con le fatture IVA comprese?
Sì, perché cassa e banca si muovono per l'importo totale della fattura. Il totale si divide poi tra ricavo o costo e IVA, che finisce nei conti IVA a debito o a credito. Nell'esempio sotto l'IVA netta del periodo è di 748 euro.
Prima nota in Excel o con un software?
Per pochi movimenti il foglio di calcolo basta, a patto di bloccare le formule di saldo e conservare una copia per ogni chiusura. Con molte righe al mese conviene un software che importi fatture ed estratti conto, perché l'errore più frequente è la riga digitata due volte o dimenticata.
Fonti ufficiali
- Brocardi - Codice civile, art. 2214 «Libri obbligatori e altre scritture contabili», testo aggiornato al 12/08/2026, consultato il 08/11/2026
- Brocardi - Codice civile, art. 2216 «Contenuto del libro giornale», testo aggiornato al 12/08/2026, consultato il 08/11/2026
- Brocardi - Codice civile, art. 2219 «Tenuta della contabilità», testo aggiornato al 12/08/2026, consultato il 08/11/2026
- Gazzetta Ufficiale - Codice civile (R.D. 262/1942), art. 2214, consultato il 08/11/2026
Contenuto informativo aggiornato al 8 novembre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.