Prima nota automatica o Excel: cosa conviene allo studio

Pubblicato il 9 novembre 2026 · Aggiornato il 9 novembre 2026 · 11 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo preparato con l'intelligenza artificiale, con riferimenti alle fonti ufficiali citate.

I punti chiave

• Nessuna norma impone Excel o un software: il codice civile chiede un'ordinata contabilità senza abrasioni (art. 2219 c.c.) e la conservazione per dieci anni (art. 2220 c.c.).
• La prima nota automatica importa i file XML delle fatture e l'estratto conto, propone conti e abbinamenti e lascia allo studio il controllo delle eccezioni.
• Excel va bene con poche decine di movimenti al mese, se ha formule di quadratura bloccate e una copia chiusa per ogni mese.
• Nell'esempio di questa guida, con 140 movimenti al mese, l'automatico porta il lavoro da 310 a 127 minuti al mese: 36,6 ore l'anno per un solo cliente (tempi ipotetici, da misurare nel proprio studio).
• In entrambi i casi restano allo studio le scelte che un import non può fare: competenza, deducibilità parziale, beni strumentali.

Che differenza c'è tra prima nota automatica e prima nota in Excel?

In Excel ogni riga si scrive a mano partendo dal documento. Nella prima nota automatica le righe nascono dai file: le fatture elettroniche e i movimenti della banca vengono importati, il sistema propone conto e abbinamento, lo studio conferma o corregge. Cambia chi scrive, non le regole della partita doppia.

Le regole di registrazione in dare e avere, con un esempio di sette operazioni e la quadratura di banca e cassa, sono nella guida su come si compila la prima nota. Qui la domanda è un'altra: con quale strumento conviene farla.

Cosa chiede la legge sulla prima nota, a prescindere dallo strumento?

Il codice civile non nomina la prima nota né uno strumento. Chiede che le scritture siano ordinate, senza spazi in bianco, interlinee o abrasioni, che le cancellazioni restino leggibili e che tutto sia conservato per dieci anni dall'ultima registrazione. I registri tenuti al computer sono regolari anche senza stampa, se aggiornati.

Due precisazioni. Primo: la prima nota è uno strumento di lavoro, i registri obbligatori sono il libro giornale e gli altri previsti dall'art. 2214 c.c.; un foglio Excel di prima nota non sostituisce il giornale. Secondo: Normattiva indica il testo dell'art. 7 in vigore fino al 31 dicembre 2026. Dal 2027 la regola va citata con l'articolo corrispondente del testo unico adempimenti e accertamento (d.lgs. 141/2026): la mappa è nella guida ai testi unici fiscali 2027. Per i tempi di conservazione di fatture e registri c'è la guida sulla conservazione delle fatture elettroniche.

Come funziona la prima nota automatica?

Funziona in quattro passaggi: si importano le fatture elettroniche in XML e i movimenti bancari, il sistema propone per ogni riga un conto e un abbinamento, lo studio controlla le proposte e lavora a mano solo le righe rimaste aperte. A fine mese si fa la stessa quadratura che si farebbe in Excel.

1. Import delle fatture. Il file XML della fattura elettronica contiene già cedente, cessionario, numero, data, tipo documento, imponibili per aliquota, imposta e natura delle operazioni senza IVA. Lo studio delegato lo scarica dal portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, fattura per fattura o con il servizio di download massivo. Secondo la guida dell'Agenzia i file restano consultabili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo alla ricezione: dopo restano solo i dati della fattura, quindi conviene importarli ogni mese.
2. Import della banca. L'estratto conto si importa dal file esportato dall'home banking o da un collegamento diretto con la banca, se il software lo offre.
3. Proposta di conti e abbinamenti. Le regole possono essere scritte dallo studio (fornitore X va sempre su «utenze») o ricavate dallo storico delle registrazioni. Il bonifico da 1.220 euro viene abbinato alla fattura passiva da 1.220 euro dello stesso fornitore.
4. Coda delle eccezioni. Restano da lavorare: movimenti senza fattura (commissioni, F24, stipendi, prelievi), pagamenti parziali o cumulativi, fatture di fornitori nuovi, documenti che non passano dallo SdI come scontrini e fatture estere.

Dove entra l'intelligenza artificiale: nella proposta del conto partendo dalla descrizione della fattura e nell'abbinamento dei pagamenti cumulativi. Cosa cambia in generale nel lavoro contabile dello studio è nella guida su intelligenza artificiale e contabilità.

Quanto tempo si risparmia con un esempio di numeri?

Con 140 movimenti al mese e i tempi ipotizzati qui sotto, la prima nota in Excel richiede 310 minuti al mese e quella automatica 127: il risparmio è di 183 minuti al mese, cioè 2.196 minuti, 36,6 ore, in un anno. I tempi per riga sono ipotesi da sostituire con quelli misurati nel proprio studio.

Cliente di esempio: srl di servizi con 50 fatture al mese (attive e passive) e 90 movimenti bancari, per un totale di 140 movimenti.

Conti: 140 × 20% = 28 righe manuali, 140 − 28 = 112 righe abbinate. Differenza mensile 310 − 127 = 183 minuti; in un anno 183 × 12 = 2.196 minuti, pari a 36,6 ore.

Con lo stesso metodo, per un cliente con 25 movimenti al mese Excel richiede 25 × 2 + 30 = 80 minuti e l'automatico 5 × 2 + 20 × 0,5 + 15 = 35 minuti: 45 minuti al mese, 9 ore l'anno. Il guadagno c'è ancora, ma va confrontato con il costo del software e con il tempo per impostare le regole del cliente. La percentuale di abbinamento automatico è il dato che decide: se scende sotto la metà, l'automatico perde gran parte del vantaggio.

Quando basta la prima nota in Excel?

Basta quando i movimenti sono poche decine al mese, c'è un solo conto corrente, le fatture sono ripetitive e chi la compila è sempre la stessa persona. Serve però un foglio costruito bene: una riga per conto movimentato, formule di quadratura bloccate e un file chiuso e archiviato per ogni mese.

Il modello che funziona meglio ha una riga per ogni conto movimentato, non una riga per operazione. Così una fattura con IVA occupa tre righe con lo stesso numero di registrazione e il controllo dare/avere si fa con una formula.

Le formule di controllo, nella versione italiana di Excel:

• Quadratura di ogni registrazione (colonna G, accanto alla riga): =SOMMA.SE(B:B;B2;E:E)-SOMMA.SE(B:B;B2;F:F). Deve dare 0 su ogni riga: la registrazione 1 dà 1.220 − 1.220 = 0.
• Quadratura del foglio: =SOMMA(E:E)-SOMMA(F:F). Nell'esempio 2.440 − 2.440 = 0.
• Saldo di banca (con saldo iniziale di 10.000 euro in una cella, per esempio I1): =I1+SOMMA.SE(C:C;"Banca";E:E)-SOMMA.SE(C:C;"Banca";F:F). Nell'esempio 10.000 − 1.220 = 8.780 euro, da confrontare con l'estratto conto.
• Debiti verso fornitori aperti: =SOMMA.SE(C:C;"Debiti verso fornitori";F:F)-SOMMA.SE(C:C;"Debiti verso fornitori";E:E). Dopo il bonifico dà 0.

Tre regole di uso, che servono proprio a rispettare l'art. 2219 c.c.:

1. Nessuna riga si cancella: un errore si corregge con una registrazione di storno (stessi importi, dare e avere invertiti) e poi con quella giusta.
2. Elenco chiuso dei conti in un foglio a parte, con convalida dei dati sulla colonna C: «Banca» e «banca » scritti in due modi diversi fanno sbagliare tutte le somme.
3. A fine mese si salva una copia non modificabile (PDF o file protetto) con data nel nome e la si archivia insieme a estratto conto e fatture.

Cosa non fa da sola la prima nota automatica?

Non decide la competenza, la deducibilità o la natura di un costo: legge i documenti, non i contratti né le intenzioni del cliente. Una regola di abbinamento sbagliata, poi, sbaglia in serie. Per questo il controllo delle proposte non si salta, soprattutto nei primi mesi.

Un controllo pratico: ogni mese, prima della liquidazione IVA, si confronta il totale dell'IVA a credito registrata con il totale dell'IVA delle fatture ricevute sul portale. Se non coincidono, manca una fattura o ce n'è una doppia.

Come si sceglie per ogni cliente dello studio?

Si decide cliente per cliente, contando i movimenti medi del mese e la quota di righe ripetitive. Sotto qualche decina di movimenti e con un solo conto il foglio di calcolo regge; sopra, o con più conti e molti fornitori ricorrenti, conviene l'automatico. Il tempo misurato vale più di qualsiasi soglia generica.

1. Contare i movimenti medi del mese degli ultimi tre mesi: fatture più righe dell'estratto conto.
2. Misurare per un mese il tempo reale di registrazione e quadratura.
3. Provare l'import su un mese già chiuso e misurare la percentuale di righe abbinate correttamente al primo colpo.
4. Fare il conto come nella tabella dell'esempio, con i tempi misurati, e confrontarlo con il costo del software diviso per i clienti che lo useranno.
5. Scrivere le regole del cliente (fornitori ricorrenti, conti, centri di costo) e rivederle dopo tre mesi.
6. Tenere il fascicolo: estratti conto, fatture, file di prima nota o esportazione del software, per dieci anni.

Per ricevere ogni mese estratti conto e documenti fuori dallo SdI senza solleciti c'è la guida su come chiedere i documenti ai clienti. Le altre guide su software e automazione dello studio sono nella sezione AI e software.

Come spiegarlo al cliente?

Al cliente interessa una cosa: cosa deve mandare e quando. Con la prima nota automatica le fatture elettroniche lo studio le prende da solo; al cliente resta da mandare l'estratto conto, gli scontrini e i documenti che non passano dallo SdI, e da rispondere alle domande sulle righe che non si abbinano.

«Le tue fatture elettroniche le scarichiamo noi dal portale dell'Agenzia, non serve che ce le giri. Ogni mese ci servono l'estratto conto di tutti i conti, le ricevute e gli scontrini. Se un pagamento non corrisponde a nessuna fattura ti scriviamo noi con l'elenco: rispondere entro la settimana ci evita di chiudere il mese con dei buchi.»

Per organizzare la raccolta mensile dei documenti e i promemoria ai clienti c'è Commercialista AI: il programma prepara richieste e solleciti, lo studio li controlla e decide gli invii. Le registrazioni contabili restano sotto la responsabilità dello studio.

Fonti ufficiali consultate

• Codice civile, art. 2219 - Tenuta della contabilità (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026), consultato il 09/11/2026
• Codice civile, art. 2220 - Conservazione delle scritture contabili (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026), consultato il 09/11/2026
• D.L. 10 giugno 1994, n. 357, art. 7, commi 4-ter e 4-quater (Normattiva, testo in vigore dal 20/08/2022 al 31/12/2026), con la nota sull'estensione ai registri IVA dell'art. 17, c. 1-bis, D.L. 119/2018, consultato il 09/11/2026
• Agenzia delle Entrate - Il servizio di consultazione delle fatture e delle ricevute, sulla disponibilità dei file fino al 31 dicembre del secondo anno successivo alla ricezione, consultato il 09/11/2026
• Agenzia delle Entrate - Servizio di Consultazioni e Download massivi, specifiche tecniche v. 2.4, consultato il 09/11/2026

I tempi per riga, la percentuale di abbinamento automatico e gli importi degli esempi sono ipotesi didattiche, non dati di una fonte ufficiale.

Contenuto informativo aggiornato al 9 novembre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.