Conservazione fatture elettroniche: obbligo e scadenze

Pubblicato il 4 novembre 2026 · Aggiornato il 4 novembre 2026 · 13 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo preparato con l'intelligenza artificiale, con riferimenti alle fonti ufficiali citate.

Le fatture elettroniche, emesse e ricevute, vanno conservate in modalità elettronica secondo regole precise: non basta tenerle nel gestionale o scaricarle dal cassetto fiscale. Il processo di conservazione di un anno si chiude entro tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi. Per le fatture 2025 il modello Redditi 2026 scadeva il 2 novembre 2026: il termine cade fra il 31 gennaio e il 2 febbraio 2027, e conviene chiudere tutto entro venerdì 29 gennaio. Chi non ha un conservatore può aderire gratis al servizio dell'Agenzia delle Entrate.

I punti chiave

• Obbligo: le fatture elettroniche «sono conservate in modalità elettronica» (art. 39 DPR 633/1972), emesse e ricevute.
• Termine: tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi.
• Fatture 2025: conservazione da chiudere entro fine gennaio 2027.
• Servizio gratuito dell'Agenzia: fatture SdI conservate in automatico per 15 anni; convenzione di 3 anni.
• Sanzione: da 1.000 a 8.000 euro.

Questa guida riguarda il processo di conservazione elettronica e la sua scadenza annuale. Per quanti anni tenere ogni documento (accertamento, dieci anni civilistici, 730, bonus edilizi) c'è la guida su quanti anni conservare i documenti fiscali.

Chi è obbligato alla conservazione delle fatture elettroniche?

Ogni soggetto IVA che emette o riceve fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio: imprese, professionisti, forfettari. Non ha l'obbligo il consumatore finale; per le fatture ricevute dai forfettari c'è una regola particolare, spiegata qui sotto.

La regola sta nell'articolo 39 del DPR 633/1972, nel testo vigente al 4 novembre 2026: registri, fatture e documenti si conservano a norma dell'articolo 22 del DPR 600/1973 e «le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica», secondo il decreto ministeriale attuativo del Codice dell'amministrazione digitale. Quel decreto è il DM 17 giugno 2014.

Tre casi che in studio generano dubbi:

1. Forfettari. L'articolo 1, comma 69, della legge 190/2014 li esonera da registrazioni e scritture contabili, ma «fermo restando l'obbligo di conservare» i documenti ricevuti ed emessi. Dal 1° gennaio 2024 tutti i forfettari emettono fattura elettronica: le fatture emesse vanno quindi conservate in modalità elettronica. Per quelle ricevute, la FAQ n. 26 dell'Agenzia del 27 novembre 2018 diceva che non c'è obbligo di conservazione elettronica se il forfettario non comunica al fornitore una PEC o un codice destinatario. Quella FAQ è però stata scritta quando i forfettari erano esonerati dall'emissione: oggi la soluzione più semplice è aderire al servizio gratuito, che conserva insieme emesse e ricevute.
2. Fatture miste, cartacee ed estere. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee «possono essere conservate elettronicamente» (art. 39). Le fatture elettroniche, invece, devono esserlo: stamparle e archiviarle su carta non basta.
3. Registri contabili. Per i registri tenuti con sistemi elettronici l'articolo 7, comma 4-quater, del D.L. 357/1994 considera regolare la tenuta anche senza stampa né conservazione sostitutiva, se i registri sono aggiornati e vengono stampati su richiesta durante il controllo. È una deroga per i registri (anche IVA, dal D.L. 119/2018), non per le fatture elettroniche.

Entro quando va fatta la conservazione delle fatture elettroniche?

Entro tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi relativa all'anno delle fatture. Il riferimento è la dichiarazione dei redditi anche per i documenti IVA, come ha chiarito l'Agenzia con la risoluzione 46/E del 2017.

L'articolo 3 del DM 17 giugno 2014 dice che il processo «termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione» (comma 2) ed è effettuato entro il termine dell'articolo 7, comma 4-ter, del D.L. 357/1994 (comma 3). Quella norma parla dei dati dell'esercizio «per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi». La risoluzione 46/E del 10 aprile 2017 ha preso come riferimento unico la dichiarazione dei redditi, non quella IVA che scade prima.

Per le fatture 2025 il calcolo è questo:

• il modello Redditi 2026 andava presentato entro il 31 ottobre 2026, un sabato: la scadenza è slittata a lunedì 2 novembre 2026, come indica la pagina dell'Agenzia sul modello Redditi PF 2026;
• tre mesi dal 31 ottobre portano a domenica 31 gennaio 2027, quindi a lunedì 1° febbraio 2027; contando dal termine effettivo del 2 novembre si arriva a martedì 2 febbraio 2027. Le due letture sono riportate da AssoSoftware il 13 ottobre 2026, in attesa di un chiarimento ufficiale che a oggi non c'è;
• la scelta prudente è chiudere e verificare tutto entro venerdì 29 gennaio 2027. I lotti respinti dal sistema di conservazione vanno corretti e rinviati, e servono giorni.

Quali sono le scadenze per le fatture dal 2023 al 2026?

Il termine di accertamento è quello ordinario, con dichiarazione presentata; con dichiarazione omessa, integrative o accertamenti in corso si sposta in avanti. Per il 2024 la data indicata dai commentatori è stata il 31 gennaio 2026, benché sabato. La riga del 2026 è una proiezione da ricontrollare quando sarà confermata la scadenza del Redditi 2027.

Come funziona il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate?

Si aderisce firmando una convenzione nel portale Fatture e Corrispettivi. Da quel momento le fatture emesse e ricevute tramite SdI vanno in conservazione in automatico e restano disponibili per 15 anni, anche dopo il recesso. La convenzione dura tre anni.

Le regole principali vengono dalle FAQ ufficiali dell'Agenzia:

• Cosa conserva. La FAQ n. 34 del 27 novembre 2018 dice che «tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso il Sistema di Interscambio sono automaticamente portate in conservazione, mantenute e rese disponibili all'utente per 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio». Gli allegati alla fattura, per esempio i DDT, seguono la fattura; un singolo file non può superare 5 MB.
• Durata. La stessa FAQ indica una convenzione di 3 anni, da sottoscrivere di nuovo alla scadenza. Sul rinnovo automatico le informazioni non sono univoche: la stampa specializzata ha riferito di rinnovi taciti, ma anche di convenzioni risultate scadute. Nel dubbio, la data di scadenza si controlla nel portale per ogni cliente.
• Buchi di copertura. Se la convenzione è scaduta, dopo la nuova adesione le fatture del periodo scoperto si caricano a mano (FAQ n. 34). Dal giugno 2021, secondo quanto riportato da Agenda Digitale l'8 giugno 2021, in adesione si può indicare una data di decorrenza precedente, non anteriore al 1° gennaio del secondo anno precedente l'adesione. Chi aderisce a novembre 2026 potrebbe quindi far partire il servizio dal 1° gennaio 2024 e coprire le fatture 2025 prima della scadenza. Va verificato nel portale al momento dell'adesione.
• Valore civilistico. Alla domanda se il servizio sia a norma anche per l'articolo 2220 del codice civile, la FAQ n. 103 del 19 luglio 2019 risponde: «Sì, certamente».

Cosa non copre. Fatture cartacee, fatture estere ricevute fuori dal SdI, autofatture o integrazioni non inviate al SdI, libro giornale, registri e ogni altro documento contabile. Per questi serve un altro sistema, o la stampa dove la legge la consente.

Consultazione non è conservazione. Il servizio di consultazione permette di scaricare i file per un periodo limitato, ma non li conserva.

Conservatore privato o servizio dell'Agenzia: cosa deve garantire?

Qualunque sistema si usi, deve rispettare le Linee guida AgID, in vigore dal 1° gennaio 2022, e il DM 17 giugno 2014. Deve chiudere il pacchetto con un riferimento temporale, consentire la ricerca per nome, codice fiscale, partita IVA e data, e permettere l'esibizione in caso di controllo.

Le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (versione di maggio 2021, applicabili dal 1° gennaio 2022 secondo la notizia AgID del 18 maggio 2021) hanno abrogato da quella data il DPCM 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche del sistema di conservazione. Chi cita ancora il DPCM nei contratti o nei manuali usa un riferimento superato.

Cosa controllare nel contratto o nel servizio:

1. Ruoli. Per i soggetti privati il responsabile della conservazione può essere esterno, purché competente e «terzo rispetto al Conservatore». Il fornitore del software non diventa automaticamente responsabile.
2. Esibizione. L'articolo 5 del DM 17 giugno 2014 chiede che in caso di verifica il documento sia leggibile e disponibile su carta o su supporto informatico, e che il contribuente comunichi nella dichiarazione dei redditi che conserva in modalità elettronica.
3. Esiti. Le fatture accettate nel rapporto di versamento sono conservate, quelle respinte no.
4. Uscita. Cosa succede a pacchetti ed esportazioni se il contratto finisce.

Ruoli, pacchetti e ricevute del SdI sono spiegati nella guida alla fatturazione elettronica.

Chi deve occuparsene: lo studio o il cliente?

L'obbligo è sempre del cliente, che è titolare dei documenti. Lo studio può aderire al servizio per suo conto se ha la delega per «fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche», ma deve scrivere nella lettera d'incarico chi controlla l'esito.

Con la delega unica operativa dall'8 dicembre 2025 i servizi si selezionano uno per uno: la consultazione delle fatture non comprende la conservazione. Le deleghe conferite prima restano valide fino alla scadenza originaria e comunque non oltre il 28 febbraio 2027, quindi conviene ricontrollarle ora, prima della chiusura delle fatture 2025. Come conferirla e verificarla è spiegato nella guida alla delega per la fatturazione elettronica.

Nello stesso controllo conviene verificare l'indirizzo telematico: se le fatture arrivano su una PEC personale o sul codice di un vecchio gestionale, il servizio dell'Agenzia le conserva comunque, ma il gestionale dello studio può non averle (vedi la guida al codice destinatario SdI e PEC).

Cosa succede se non si fa la conservazione?

Si rischia la sanzione da 1.000 a 8.000 euro per chi non conserva i documenti secondo le prescrizioni. Il rischio maggiore, però, è non poter esibire in un controllo fatture con valore probatorio pieno.

L'articolo 9, comma 1, del d.lgs. 471/1997, nel testo vigente al 4 novembre 2026, punisce «chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri» con la sanzione da 1.000 a 8.000 euro. Il comma 3 permette di ridurla fino alla metà del minimo (500 euro) per irregolarità di scarsa rilevanza che non hanno ostacolato l'accertamento, e la raddoppia se si accerta un'evasione di imposte dirette e IVA oltre 50.000 euro nell'esercizio. Gli importi non sono stati modificati dalla riforma delle sanzioni del d.lgs. 87/2024. Dal 1° gennaio 2027 l'articolo 9 è abrogato e la stessa sanzione è nell'articolo 34 del d.lgs. 173/2024, il testo unico delle sanzioni tributarie.

Nella pratica:

• la conservazione tardiva è meglio di nessuna conservazione. Se il termine è passato, si conserva subito e si annota nel fascicolo data ed esito: il ritardo resta un'irregolarità, ma l'archivio torna completo;
• il bollo è un'altra partita: l'imposta di bollo sulle fatture elettroniche ha regole, scadenze e sanzioni proprie, spiegate nella guida all'imposta di bollo sulle fatture elettroniche.

Cosa cambia dal 1° gennaio 2027?

Cambiano gli articoli da citare, non il termine. Il margine dei tre mesi passa all'articolo 29, comma 5, del testo unico adempimenti e accertamento; l'obbligo di conservare le fatture elettroniche in modalità elettronica all'articolo 95 del testo unico IVA.

Il testo dell'articolo 29 del d.lgs. 141/2026, nella versione vigente dal 1° gennaio 2027 su Normattiva, riprende alla lettera il comma 4-ter. Il DM 17 giugno 2014 e le Linee guida AgID non cambiano, ma il DM rinvia ancora al D.L. 357/1994: in attesa di un aggiornamento, quel rinvio si legge come riferito al nuovo articolo 29, comma 5, con lo stesso contenuto. Le fatture 2025, la cui conservazione si chiude a inizio 2027, seguono quindi la stessa regola dei tre mesi.

Cosa deve fare lo studio entro gennaio 2027?

Fare l'elenco dei clienti con fatture elettroniche 2025, verificare per ognuno chi conserva e con quale esito, e sistemare i casi scoperti entro dicembre, così gennaio resta per gli scarti.

Una procedura in sei passi:

1. Elenco. Tutti i clienti con partita IVA attiva nel 2025, forfettari compresi, e quelli cessati nell'anno.
2. Chi conserva. Per ciascuno: servizio dell'Agenzia, conservatore del gestionale, conservatore scelto dal cliente o nessuno. Va scritto, non ricordato.
3. Convenzione dell'Agenzia. Data di adesione, data di decorrenza e scadenza dei tre anni. Una convenzione firmata a fine 2023 può essere scaduta a fine 2026.
4. Deleghe. Il servizio «conservazione» deve essere selezionato nella delega; le deleghe del vecchio sistema decadono al più tardi il 28 febbraio 2027.
5. Esiti. Per un campione di fatture di gennaio, giugno e dicembre 2025 si controlla lo stato «conservata» o il rapporto di versamento, non la sola presenza del file.
6. Casi scoperti. Adesione con decorrenza retroattiva dove possibile, oppure caricamento manuale o invio al conservatore, con chiusura entro il 29 gennaio 2027.

Esempio. Dati didattici. Lo studio segue 60 clienti con partita IVA. A novembre 2026 risultano: 41 nel servizio dell'Agenzia con convenzione valida, 12 con il conservatore del gestionale, 4 con convenzione scaduta a ottobre 2026, 3 forfettari mai aderenti. Per i 4 lo studio rinnova e carica le fatture del periodo scoperto; per i 3 forfettari aderisce con decorrenza 1° gennaio 2025, se il portale e la delega lo consentono; per i 12 chiede al fornitore l'elenco dei lotti 2025 respinti. A gennaio restano solo le correzioni.

Per mandare il promemoria ai soli clienti con convenzione scaduta o mancante, ognuno con la sua situazione, Commercialista AI prepara i messaggi e lo studio li controlla prima dell'invio.

Come spiegarlo al cliente?

Con una frase: «Le fatture elettroniche non basta averle sul computer: vanno messe in un archivio a norma entro gennaio dell'anno dopo la dichiarazione. L'Agenzia lo fa gratis, basta aderire una volta ogni tre anni».

Qualche formula pronta:

• Forfettario che non ha mai aderito: «Anche se non tieni la contabilità, le fatture vanno conservate. Se ci autorizzi, aderiamo noi al servizio gratuito dell'Agenzia e da lì in poi è automatico.»
• Cliente che scarica tutto dal cassetto fiscale: «Scaricarle non vuol dire conservarle. Il servizio dell'Agenzia le tiene 15 anni con valore legale.»
• Cliente con un gestionale che "conserva": «Chiedi al fornitore la conferma scritta che le fatture 2025 sono state accettate in conservazione, non solo caricate.»

Fonti ufficiali consultate

Norme e documenti consultati il 04/11/2026, con il testo vigente a quella data o dal 01/01/2027 dove indicato:

• D.M. 17 giugno 2014, art. 3 e D.L. 357/1994, art. 7
• DPR 633/1972, art. 39 e legge 190/2014, art. 1, c. 69
• D.Lgs. 471/1997, art. 9; dal 2027 d.lgs. 173/2024, art. 34, d.lgs. 141/2026, art. 29 e d.lgs. 10/2026, art. 95
• Linee guida AgID, maggio 2021
• Agenzia delle Entrate: FAQ n. 26, 34 e 103 sulla fatturazione elettronica, risoluzione 46/E del 10 aprile 2017, modello Redditi PF 2026

Contenuto informativo aggiornato al 4 novembre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.