Informativa clienti uso intelligenza artificiale: il modello

Pubblicato il 19 ottobre 2026 · Aggiornato il 22 ottobre 2026 · 9 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo preparato con l'intelligenza artificiale, con riferimenti alle fonti ufficiali citate.

I punti chiave

• L'art. 13, comma 2, della legge 132/2025, in vigore dal 10 ottobre 2025, obbliga il professionista a comunicare al cliente quali sistemi di AI usa, con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo.
• La legge non fissa la forma: la sede più pratica è la lettera d'incarico, con un richiamo nel preventivo.
• L'informativa sull'AI non sostituisce quella privacy degli artt. 13 e 14 GDPR: le due vanno coordinate.
• La prova della consegna è a carico dello studio: firma per accettazione, PEC o accettazione tracciata.
• Quando cambia uno strumento, l'informativa va aggiornata: conviene un elenco allegato con data di versione.

Questa guida è operativa: spiega come scrivere e consegnare l'informativa. Il quadro della legge è nella guida alla legge 132/2025 per i professionisti, gli obblighi europei in quella sull'AI Act per gli studi professionali.

Cosa deve contenere l'informativa ai clienti sull'uso dell'AI?

L'informativa deve dire al cliente quali sistemi di intelligenza artificiale usa lo studio, per quali attività, chi controlla i risultati e come sono protetti i dati. L'art. 13, comma 2, della legge 132/2025 chiede un linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo: niente formule generiche, niente gergo tecnico, nessuna omissione rilevante.

La norma parla di «informazioni relative ai sistemi di intelligenza artificiale utilizzati». In pratica un'informativa completa risponde a sei domande:

Il criterio dell'esaustività esclude le clausole del tipo «lo studio può avvalersi di strumenti tecnologici». Quello della semplicità esclude le pagine di definizioni tecniche: il cliente deve capire cosa succede ai suoi documenti senza conoscere l'informatica.

Dove va inserita l'informativa: lettera d'incarico, preventivo o sito?

La sede più solida è la lettera d'incarico, perché il cliente la firma e il mandato è l'atto che regola la prestazione. Nel preventivo basta una riga che annuncia la clausola. Il sito dello studio può ospitare l'elenco aggiornato degli strumenti, ma da solo non prova che il cliente sia stato informato.

La terza guida della collana «L'aiuto intelligente al commercialista», pubblicata da CNDCEC e Fondazione Nazionale dei Commercialisti il 24 ottobre 2025, va nella stessa direzione: in appendice propone un esempio di clausola da inserire nel mandato professionale.

Come si scrive la clausola per la lettera d'incarico?

La clausola deve richiamare l'art. 13 della legge 132/2025, indicare strumenti e finalità, affermare che l'AI svolge solo attività di supporto con controllo del professionista, rinviare all'informativa privacy e prevedere l'aggiornamento. Il modello seguente è un esempio da adattare: ogni affermazione deve corrispondere a ciò che lo studio fa davvero.

Esempio di clausola, redatto dalla redazione di questo blog e libero da adattare:

Uso di sistemi di intelligenza artificiale. Ai sensi dell'art. 13, comma 2, della legge 23 settembre 2025, n. 132, lo Studio informa il Cliente che, nello svolgimento dell'incarico, si avvale dei sistemi di intelligenza artificiale indicati nell'allegato «Strumenti di AI usati dallo Studio», versione del [data]. I sistemi sono usati solo per attività strumentali e di supporto, come la lettura e l'ordinamento dei documenti, l'estrazione di importi e scadenze e la preparazione di bozze di comunicazioni. Le valutazioni professionali, le scelte, le firme e le trasmissioni restano al professionista incaricato, che controlla ogni risultato prima dell'uso e ne risponde. Nessuna decisione che riguarda il Cliente è presa in modo esclusivamente automatizzato. I dati personali sono trattati secondo il Regolamento (UE) 2016/679 e l'informativa privacy consegnata al Cliente; i ruoli dei fornitori e le garanzie contrattuali sono indicati nell’informativa e verificati dallo Studio; dove trattano dati per suo conto è previsto l’accordo dell’articolo 28. Lo Studio aggiorna l'allegato quando introduce o sostituisce un sistema e ne invia copia al Cliente. Il Cliente può chiedere in ogni momento ulteriori informazioni scrivendo a [indirizzo].

Tre scelte da fare prima di usarla:

1. Diritto di opposizione. La clausola tipo CNDCEC, nella sintesi pubblicata da Fiscal Focus il 10 ottobre 2025, prevede che il cliente possa chiedere di non usare l'AI nel suo incarico. Se lo studio accetta questa opzione, va aggiunta una frase che dica come esercitarla e se cambiano tempi o compenso.
2. Addestramento dei modelli. Scrivere che i dati non sono usati per addestrare i modelli solo se il contratto con il fornitore lo garantisce.
3. Trasferimenti fuori dall'Unione europea. Se il fornitore conserva i dati fuori dall'UE, l'informazione va data nell'informativa privacy (art. 13, par. 1, lett. f, GDPR).

L'allegato può essere una tabella di tre colonne: nome dello strumento, fornitore, attività per cui è usato. Una riga per strumento, con la data di versione in testa.

Come si coordina l'informativa AI con la privacy e con l'AI Act?

L'informativa AI e quella privacy hanno basi diverse e vanno coordinate. Se un fornitore di AI riceve dati dei clienti, l'informativa privacy deve indicarlo fra i destinatari, segnalare eventuali trasferimenti extra UE e dire se esistono decisioni automatizzate. L'AI Act aggiunge l'obbligo di formare chi usa gli strumenti.

Due punti pratici. Il primo: i fornitori di AI che trattano dati per conto dello studio vanno nominati responsabili del trattamento, con contratto (art. 28 GDPR). Il secondo: l'informativa privacy si può consegnare insieme alla lettera d'incarico, ma deve restare un documento distinto, perché ha destinatari, contenuti e diritti diversi.

Come si prova di aver consegnato l'informativa?

Lo studio deve poter dimostrare che il cliente ha ricevuto l'informativa e in quale versione. Le prove più solide sono la lettera d'incarico firmata, l'invio via PEC con ricevuta di consegna e l'accettazione tracciata su un portale con data e ora. Ogni prova va conservata nel fascicolo del cliente.

Per i clienti già attivi l'obbligo vale dal 10 ottobre 2025. Un metodo ordinato: elenco dei clienti, invio dell'integrazione via PEC, registro con data di invio e versione dell'allegato, sollecito a chi non conferma. Per organizzare l'invio di comunicazioni a molti clienti si possono riusare i metodi descritti per la gestione delle email dello studio.

Quando va aggiornata l'informativa?

L'informativa va aggiornata ogni volta che lo studio introduce, sostituisce o smette di usare un sistema di AI, o quando lo usa per attività nuove. Il cliente deve conoscere gli strumenti effettivamente usati: un elenco vecchio rende l'informativa non più esaustiva.

Una procedura semplice in quattro passi:

1. Inventario. Un responsabile interno tiene l'elenco degli strumenti di AI, compresi quelli usati dai collaboratori.
2. Revisione periodica. Almeno una volta l'anno, e a ogni nuovo strumento, l'elenco si confronta con l'uso reale.
3. Nuova versione. L'allegato riceve una nuova data; la clausola nel mandato non cambia.
4. Invio e registro. L'allegato aggiornato parte ai clienti interessati, con la stessa modalità tracciata del primo invio.

Gli strumenti generici, come gli assistenti di chat, vanno nell'elenco come gli altri: limiti e cautele sono nella guida a ChatGPT per commercialisti.

Quali sono gli errori più frequenti nell'informativa sull'AI?

Gli errori più comuni sono sei: clausola generica senza strumenti né finalità, informativa privacy usata al posto di quella AI, clausola tipo copiata senza adattarla, promesse non garantite dal fornitore, clienti già attivi dimenticati, elenco degli strumenti mai aggiornato. Tutti si evitano con un allegato datato e un registro degli invii.

1. Formula vuota. «Lo studio utilizza strumenti tecnologici avanzati» non dice quali né per cosa.
2. Una sola informativa per tutto. Privacy e AI hanno basi giuridiche diverse.
3. Copia senza adattamento. La clausola d'esempio va riempita con gli strumenti reali dello studio.
4. Promesse non verificate. Niente «i dati non lasciano mai l'Italia» se il fornitore non lo garantisce per contratto.
5. Clienti storici esclusi. L'obbligo riguarda anche gli incarichi in corso.
6. Linguaggio tecnico. Il cliente deve capire senza un glossario: è la richiesta esplicita dell'art. 13.

Una panoramica su quali lavori affidare all'AI e con quali controlli è nella guida all'intelligenza artificiale per commercialisti. Le altre guide sono nella sezione AI e software per lo studio.

Con Commercialista AI la divisione dei ruoli che l'informativa descrive è già nel modo di lavorare: il programma lo fa al posto tuo, lo studio controlla e approva prima che qualcosa parta.

Fonti ufficiali consultate

• Legge 23 settembre 2025, n. 132, art. 13, Normattiva, consultata il 19/10/2026
• Regolamento (UE) 2016/679, GDPR, Garante per la protezione dei dati personali, consultato il 19/10/2026
• AI Act, articoli 4 e 50, AI Act Service Desk della Commissione europea, testo consolidato, consultato il 19/10/2026
• L'aiuto intelligente al commercialista n. 3, CNDCEC e Fondazione Nazionale dei Commercialisti, 24 ottobre 2025

Contenuto informativo aggiornato al 22 ottobre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.