Antiriciclaggio: la checklist dei documenti per l'adeguata verifica, per tipo di cliente

Aggiornato il 14 ottobre 2026 · 7 min di lettura · Redazione di Commercialista AI

Articolo scritto con l'intelligenza artificiale e controllato sulle fonti ufficiali citate.

Quali documenti servono per l'adeguata verifica di un cliente?

Per l'adeguata verifica servono quattro cose: l'identità del cliente (e dell'esecutore, se agisce per lui), i dati del titolare effettivo, lo scopo e la natura dell'incarico e, per i rapporti continuativi, il controllo costante nel tempo. La base è il D.Lgs. 231/2007; per i commercialisti le modalità sono nelle Regole tecniche CNDCEC approvate il 16 gennaio 2025.

In pratica, per ogni cliente il fascicolo contiene:

1. copia del documento d'identità in corso di validità del cliente persona fisica, o del suo esecutore;
2. per chi agisce per conto di altri, la prova dell'esistenza e dell'ampiezza del potere di rappresentanza;
3. i dati del titolare effettivo: nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza e codice fiscale;
4. la dichiarazione del cliente (art. 22): scopo e natura dell'incarico, titolare effettivo, eventuale qualifica di persona politicamente esposta, origine dei fondi;
5. la valutazione del rischio del cliente e il tipo di verifica scelto (semplificata, ordinaria o rafforzata).

L'obbligo riguarda gli incarichi continuativi e quelli occasionali che movimentano mezzi di pagamento per almeno 15.000 euro. Sono esclusi la redazione e la trasmissione delle dichiarazioni fiscali, l'invio degli F24 e la gestione del personale (art. 17, comma 7). La verifica precede il conferimento dell'incarico; secondo le indicazioni CNDCEC si può completare entro 30 giorni.

Che documenti chiedere per ogni tipo di cliente?

Per la persona fisica basta il documento d'identità con la dichiarazione; per ditte, società ed enti servono anche le prove dell'esistenza del soggetto (visura, atto costitutivo, statuto) e dei poteri di chi firma. Le tabelle che seguono sono una checklist operativa costruita sulle fonti citate: il professionista la adatta al rischio del singolo cliente.

Persona fisica (privato, professionista senza impresa)

Ditta individuale

Società di persone (snc, sas, società semplice)

Società di capitali (srl, spa, cooperative)

Enti (associazioni, fondazioni, enti del Terzo settore, trust)

Chiedere questi documenti a decine di clienti, ricordare chi non li ha mandati e annotare cosa manca è il lavoro che porta via più tempo, soprattutto a inizio incarico.

Come si individua il titolare effettivo?

Il titolare effettivo è sempre una persona fisica: chi possiede o controlla, in ultima istanza, il cliente. Per le società di capitali l'art. 20 del D.Lgs. 231/2007 indica chi detiene più del 25% del capitale, direttamente o tramite società controllate, fiduciarie o prestanome. Se così non si trova, si guarda al controllo; in ultimo a chi rappresenta e amministra.

I passi, nell'ordine dell'art. 20:

1. Proprietà: persona fisica con oltre il 25% del capitale, direttamente o indirettamente.
2. Controllo, se la proprietà non basta: chi ha la maggioranza dei voti in assemblea ordinaria, voti sufficienti per un'influenza dominante o vincoli contrattuali che la danno.
3. Criterio residuale: le persone fisiche con poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione.

Del titolare effettivo servono i dati, non la fotocopia del documento: le Regole tecniche lo dicono espressamente. La verifica è richiesta solo se ci sono dubbi, incertezze o incongruenze.

Il Registro dei titolari effettivi nel 2026. Il registro è sospeso. La Corte di giustizia UE, con sentenza del 21 maggio 2026, ha ritenuto legittima la normativa italiana, ma la Camera di commercio di Cuneo informa (avviso del 4 agosto 2026) che il registro resta sospeso fino alla decisione del Consiglio di Stato, con prima udienza fissata a maggio 2027. Sono sospesi obbligo di comunicazione, sanzioni e accesso ai dati; il portale riceve comunicazioni solo facoltative. Dal 23 luglio 2026 è in vigore il D.Lgs. 122/2026, che recepisce in parte la direttiva (UE) 2024/1640 e riscrive l'accesso al registro. Quando il registro tornerà consultabile, la consultazione da sola non basterà: le Regole tecniche chiedono comunque di valutare il rischio e di conservare la prova di quanto consultato.

Verifica semplificata, ordinaria o rafforzata: quando?

Il tipo di verifica dipende dal rischio effettivo del cliente, che combina il rischio della prestazione (tabelle CNDCEC) con quello del cliente. Rischio basso: semplificata. Rischio medio: ordinaria. Rischio alto: rafforzata, obbligatoria con persone politicamente esposte e paesi terzi ad alto rischio.

La semplificata non si applica mai se c'è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.

Ogni quanto va aggiornata l'adeguata verifica?

Nei rapporti continuativi il controllo costante segue il livello di rischio: ogni 36 mesi per la verifica semplificata, ogni 24 per l'ordinaria, ogni 12 o 6 mesi per la rafforzata. Sono le cadenze delle indicazioni operative CNDCEC di marzo 2026. Si aggiorna prima quando cambiano i fattori di rischio: nuovi soci, nuovi amministratori, nuova attività.

Nella verifica semplificata, secondo le Regole tecniche, per l'aggiornamento basta raccogliere una nuova dichiarazione del cliente, una visura camerale o documenti equivalenti che confermino l'assenza di variazioni.

Come chiedere i documenti senza rincorrere il cliente?

Un'unica richiesta scritta, con l'elenco preciso dei documenti per il suo tipo di cliente e una data, funziona meglio di tante richieste a pezzi. Esempio di testo:

Oggetto: documenti per l'avvio dell'incarico

Gentile cliente, per avviare l'incarico la normativa antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007) ci chiede di raccogliere alcuni documenti. Le chiediamo entro il [data]: copia del documento d'identità del legale rappresentante, visura camerale aggiornata, statuto vigente e la dichiarazione allegata, compilata e firmata. I dati restano riservati e conservati come prevede la legge. Grazie per la collaborazione.

Un promemoria dopo una settimana e uno prima della scadenza di solito bastano. Su come organizzare gli invii in serie ai clienti vale lo stesso metodo di come inviare gli F24 ai clienti e sapere chi ha pagato.

Per quanto tempo si conservano i documenti?

I documenti dell'adeguata verifica si conservano per tutta la durata dell'incarico e per 10 anni dalla sua cessazione (artt. 31 e 32 del D.Lgs. 231/2007). L'archivio può essere cartaceo, informatico o misto, ma deve permettere di ricostruire la data dell'incarico, i dati di cliente, esecutore e titolare effettivo, lo scopo e la natura della prestazione.

Tre accorgimenti indicati dal CNDCEC:

• nel fascicolo cartaceo basta la data di acquisizione, anche su un documento riepilogativo, senza firma su ogni foglio;
• i documenti elettronici si conservano in formato non modificabile;
• per far partire i 10 anni conviene conservare la prova della fine dell'incarico: revoca, rinuncia, comunicazione del collega subentrante o lettera di consegna dei documenti.

La raccolta dei documenti è un buon primo lavoro da affidare al software: Commercialista AI la fa al posto dello studio, lo studio controlla e decide. Per una visione d'insieme dei lavori ripetitivi che si possono automatizzare, leggi la guida all'intelligenza artificiale per commercialisti.

Contenuto informativo aggiornato al 14 ottobre 2026. Le norme cambiano: prima di applicarlo verifica le fonti ufficiali citate.