# Prima nota: come si compila, con esempio in dare e avere

Pubblicato il 8 novembre 2026. Aggiornato il 8 novembre 2026. Fonte: https://studiocommercialista.ai/prima-nota-come-si-compila/

Articolo preparato con l'intelligenza artificiale, con riferimenti alle fonti ufficiali citate.

**In breve:** La prima nota è il prospetto cronologico in cui si annotano, giorno per giorno, incassi, pagamenti e operazioni dell'impresa, con data, causale, conto e importo. Per compilarla si registra ogni documento in dare e in avere, si controlla che i totali coincidano e si confrontano i saldi con estratto conto e cassa.

**I punti chiave**

- La **prima nota** è il prospetto in cui si annotano **in ordine di data** incassi, pagamenti e operazioni, prima di portarli nei conti della contabilità.
- Non è prevista dal codice civile: **obbligatorio** è il **libro giornale** (art. 2214 c.c.), che indica **giorno per giorno** le operazioni dell'impresa (art. 2216 c.c.).
- Ogni riga ha **data, causale, descrizione, conto in dare, conto in avere, importo e riferimento al documento**. Il totale dare deve essere uguale al totale avere.
- Nell'esempio di questa guida sette registrazioni muovono **16.307 euro** da entrambi i lati, la banca passa da 10.000 a **13.945 euro**, la cassa chiude a **178 euro** e l'IVA netta del periodo è di **748 euro**.
- Gli errori **non si cancellano**: l'art. 2219 c.c. impone di lasciare leggibile quanto è stato cancellato, quindi si fa una **scrittura di storno**.

## Che cos'è la prima nota?

**È il prospetto cronologico in cui si scrivono le operazioni dell'impresa man mano che arrivano i documenti: fatture, estratti conto, scontrini, cedolini. Ogni riga dice che cosa è successo, quando, quali conti si muovono e per quale importo.**

Si usa per tre scopi pratici:

| Scopo | Come lo serve la prima nota |
|---|---|
| Sapere quanta liquidità c'è | Il saldo progressivo di banca e cassa si confronta con l'estratto conto e con il contante |
| Non perdere documenti | Ogni riga rimanda a una fattura o a un movimento: se manca il documento, si vede subito |
| Preparare la contabilità | Le righe, già in dare e avere, passano nel libro giornale e nei conti senza rielaborazioni |

Nella pratica degli studi si distinguono tre tipi di prima nota. È una classificazione d'uso, non di legge:

- **Prima nota cassa**: entrate e uscite in contanti, con saldo di cassa dopo ogni movimento.
- **Prima nota banca**: movimenti del conto corrente, riscontrati con l'estratto conto.
- **Prima nota operazioni varie** (o generale): fatture di vendita e acquisto, cedolini, ammortamenti e tutto ciò che non muove subito denaro.

## La prima nota è obbligatoria?

**No, il codice civile non la nomina. È obbligatorio il libro giornale per l'imprenditore commerciale e la prima nota è il modo ordinato di prepararlo. Chi lavora con un software di contabilità la tiene senza accorgersene: ogni registrazione è già una riga di prima nota.**

Le norme da conoscere sono tre, tutte del codice civile:

| Norma | Cosa prevede | Effetto sulla prima nota |
|---|---|---|
| Art. 2214 | L'imprenditore commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari, oltre alle altre scritture richieste da natura e dimensioni dell'impresa | Le registrazioni devono finire nel giornale |
| Art. 2216 | Il libro giornale indica giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa | La prima nota va tenuta in ordine di data |
| Art. 2219 | Le scritture si tengono secondo le norme di un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine né abrasioni; le cancellazioni lasciano leggibili le parole cancellate | Niente righe vuote e niente cancellature: si corregge con lo storno |

Quali soggetti siano tenuti alla contabilità ordinaria, e quali possano usare regimi semplificati, dipende dalla forma giuridica e dal regime scelto: va verificato cliente per cliente. Per la chiusura del bilancio, il passaggio dalla contabilità all'esercizio è nella guida su [come leggere un bilancio d'esercizio](/bilancio-esercizio-come-leggerlo/).

## Come si compila la prima nota passo per passo?

**Si prende il documento, si individuano i due conti coinvolti, si scrive l'importo in dare su uno e in avere sull'altro, si indica la data dell'operazione e si controlla il saldo. Il documento di riferimento va sempre annotato, per ritrovarlo.**

Una riga completa contiene:

1. **Data** dell'operazione (data fattura, data di valuta del movimento o data dello scontrino).
2. **Causale** breve: fattura di vendita, fattura di acquisto, incasso, pagamento, prelievo.
3. **Descrizione** con controparte e numero del documento.
4. **Conto in dare** e **conto in avere**.
5. **Importo**, sempre IVA compresa per cassa e banca.
6. **Riferimento** al documento (numero fattura, riga dell'estratto conto).

La regola dei segni è una sola: **aumenta in dare** ciò che è un'attività (banca, cassa, crediti verso clienti) o un costo; **aumenta in avere** ciò che è un debito (debiti verso fornitori, IVA a debito) o un ricavo. Per i costi e i ricavi di competenza si veda la differenza tra [competenza e cassa](/competenza-e-cassa-guida/): la prima nota registra entrambi i momenti, la fattura e poi l'incasso.

## Come si compila la prima nota con un esempio?

**Una srl di servizi con 10.000 euro in banca registra sette operazioni di ottobre 2026. Le registrazioni muovono 16.307 euro in dare e in avere, la banca arriva a 13.945 euro, la cassa a 178 euro e il periodo lascia un utile di 3.375 euro con 748 euro di IVA da versare.**

Dati didattici. Aliquota IVA ordinaria al 22%. I debiti verso il personale e le imposte sul reddito sono lasciati fuori per semplicità.

**Prima nota operazioni varie e movimenti**

| N. | Data | Causale e descrizione | Dare | Avere | Importo |
|---:|---|---|---|---|---:|
| 1 | 05/10 | Fattura di vendita n. 45 al cliente Rossi: imponibile 5.000 + IVA 1.100 | Crediti verso clienti 6.100 | Ricavi 5.000; IVA a debito 1.100 | 6.100 |
| 2 | 07/10 | Fattura di acquisto di una consulenza: imponibile 1.500 + IVA 330 | Costi per servizi 1.500; IVA a credito 330 | Debiti verso fornitori 1.830 | 1.830 |
| 3 | 10/10 | Incasso della fattura n. 45 con bonifico | Banca 6.100 | Crediti verso clienti 6.100 | 6.100 |
| 4 | 12/10 | Pagamento della fattura del consulente con bonifico | Debiti verso fornitori 1.830 | Banca 1.830 | 1.830 |
| 5 | 13/10 | Prelievo di contanti dal conto | Cassa 300 | Banca 300 | 300 |
| 6 | 14/10 | Cancelleria pagata in contanti, scontrino 122 (100 + IVA 22) | Costi di cancelleria 100; IVA a credito 22 | Cassa 122 | 122 |
| 7 | 30/10 | Commissioni bancarie addebitate | Spese bancarie 25 | Banca 25 | 25 |
| | | **Totale** | | | **16.307** |

Totale in dare = totale in avere = 6.100 + 1.830 + 6.100 + 1.830 + 300 + 122 + 25 = **16.307**.

**Prima nota banca** (saldo iniziale 10.000):

| Data | Movimento | Entrate | Uscite | Saldo |
|---|---|---:|---:|---:|
| 10/10 | Incasso fattura n. 45 | 6.100 | | 16.100 |
| 12/10 | Pagamento consulente | | 1.830 | 14.270 |
| 13/10 | Prelievo contanti | | 300 | 13.970 |
| 30/10 | Commissioni | | 25 | **13.945** |

**Prima nota cassa** (saldo iniziale 0):

| Data | Movimento | Entrate | Uscite | Saldo |
|---|---|---:|---:|---:|
| 13/10 | Prelievo dal conto | 300 | | 300 |
| 14/10 | Cancelleria | | 122 | **178** |

Cosa dicono i numeri:

- **Banca**: 10.000 + 6.100 − 1.830 − 300 − 25 = **13.945**, da confrontare con il saldo dell'estratto conto a fine mese.
- **Cassa**: 300 − 122 = **178**, da confrontare con il contante in cassa.
- **Crediti e debiti**: la fattura n. 45 è stata incassata e quella del consulente pagata, quindi i conti dei clienti e dei fornitori tornano a zero.
- **Risultato del periodo**: ricavi 5.000 meno costi 1.500 + 100 + 25 = **3.375 euro**.
- **IVA**: a debito 1.100, a credito 330 + 22 = 352, quindi **748 euro** da versare con la liquidazione. Per i termini e le regole dei registri IVA dal 2027 si veda la guida sul [testo unico IVA](/testo-unico-iva-2027-cosa-cambia/).



## Come si controlla che la prima nota quadri?

**Con tre controlli a fine mese: totale dare uguale al totale avere, saldo di banca uguale all'estratto conto, saldo di cassa uguale al contante. Se uno non torna, si cerca la riga mancante o doppia partendo dalla differenza.**

| Controllo | Come si fa | Cosa significa se non torna |
|---|---|---|
| Dare = avere | Si sommano le due colonne | Una registrazione è incompleta o con importi diversi |
| Banca = estratto conto | Si spuntano i movimenti uno a uno | Movimento non registrato, registrato due volte o con data diversa |
| Cassa = contante | Si conta il denaro | Scontrino mancante o prelievo non registrato |
| Clienti e fornitori | Si confrontano con lo scadenziario | Incasso o pagamento non abbinato alla fattura |

Trucco per trovare l'errore: se la differenza è uguale a un importo presente nel periodo, probabilmente quella riga manca o è doppia. Se è il doppio di un importo, quel movimento è stato scritto con il segno sbagliato.

## Come si corregge un errore in prima nota?

**Non si cancella e non si sovrascrive: si registra una scrittura di storno con gli stessi importi e i conti invertiti, poi si scrive l'operazione corretta. L'art. 2219 c.c. vieta abrasioni e chiede che le cancellazioni lascino leggibili le parole cancellate.**

Esempio sulla riga 7. Le commissioni sono 25 euro, ma per errore si scrivono 52:

| Riga | Dare | Avere | Importo |
|---|---|---|---:|
| Errata | Spese bancarie 52 | Banca 52 | 52 |
| Storno (rif. riga errata) | Banca 52 | Spese bancarie 52 | 52 |
| Corretta | Spese bancarie 25 | Banca 25 | 25 |

Dopo le tre righe le spese bancarie sono di 25 euro e il saldo di banca è tornato corretto. Nei software gestionali lo storno è spesso automatico; nel foglio di calcolo va scritto a mano e documentato nella causale.

## Quali errori evitare nella prima nota?

**Gli errori più comuni sono usare gli imponibili invece dei totali di fattura per banca e cassa, registrare l'incasso senza chiudere il credito verso il cliente e dimenticare le piccole spese in contanti.**

| Errore | Effetto | Correzione |
|---|---|---|
| Banca registrata senza IVA | Il saldo non torna con l'estratto conto | Usare sempre il totale pagato o incassato |
| Incasso senza chiudere il credito | Il cliente risulta ancora debitore | Dare banca, avere crediti verso clienti |
| Costo e pagamento registrati insieme, senza il debito | Perdita del controllo sullo scadenziario fornitori | Prima il debito verso fornitore, poi il pagamento |
| Scontrini non registrati | Cassa che non torna e IVA a credito persa | Registrare ogni giorno o a fine settimana |
| Righe cancellate dal foglio | Storia delle correzioni illeggibile | Storno con causale |
| Date non coerenti | Saldo progressivo non confrontabile | Una colonna per la data operazione e una per la valuta |

## Come spiegare la prima nota al cliente?

**Con un esempio sul suo conto corrente: «ogni volta che entra o esce un euro, noi scriviamo da dove viene e dove va, e a fine mese il totale deve combaciare con la banca». Le regole sono due: tutti i documenti e nessuna sorpresa.**

> **Come spiegarlo al cliente, in tre righe**
>
> «Ogni mese ci mandi fatture, scontrini ed estratto conto.
> Noi scriviamo ogni movimento e controlliamo che il saldo coincida con la tua banca.
> Se manca un documento, lo vediamo subito e te lo chiediamo, invece di accorgercene a fine anno.»

Richiesta documenti: un elenco fisso ogni mese riduce i solleciti. Un modello pronto è nella guida su [come chiedere i documenti ai clienti](/richiesta-documenti-clienti-commercialista/), mentre le date da presidiare sono nello [scadenzario dello studio](/scadenzario-studio-commercialista/).

Per lo studio, buona parte del lavoro è nella raccolta e nell'abbinamento dei documenti. [Commercialista AI](https://commercialista-ai.davidecaiazzo.it/?utm_source=studiocommercialista.ai&utm_medium=blog&utm_campaign=prima-nota-come-si-compila) aiuta a organizzare documenti e scadenze dei clienti; le registrazioni e i controlli restano sotto la responsabilità dello studio. Le altre definizioni di contabilità sono nella sezione [Glossario](/categoria/glossario/).

## Quali sono le fonti ufficiali consultate?

- [Codice civile, art. 2214 - Libri obbligatori e altre scritture contabili (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026)](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2214.html), consultato il 08/11/2026
- [Codice civile, art. 2216 - Contenuto del libro giornale (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026)](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2216.html), consultato il 08/11/2026
- [Codice civile, art. 2219 - Tenuta della contabilità (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026)](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2219.html), consultato il 08/11/2026
- [Gazzetta Ufficiale - Codice civile (R.D. 262/1942), art. 2214](https://www.gazzettaufficiale.it/atto/serie_generale/caricaArticolo?art.progressivo=0&art.idArticolo=2214&art.versione=1&art.codiceRedazionale=042U0262&art.dataPubblicazioneGazzetta=1942-04-04&art.idGruppo=281&art.idSottoArticolo1=10&art.idSottoArticolo=1&art.flagTipoArticolo=2), consultato il 08/11/2026

**La prima nota è obbligatoria?**
Il codice civile non nomina la prima nota: è uno strumento di lavoro. Obbligatorio, per l'imprenditore commerciale, è il libro giornale (art. 2214 c.c.), che deve indicare giorno per giorno le operazioni dell'impresa (art. 2216 c.c.). Nella pratica la prima nota è il passaggio che prepara quelle registrazioni.

**Che differenza c'è tra prima nota e libro giornale?**
Il libro giornale è la scrittura contabile prevista dal codice civile, con le registrazioni in partita doppia. La prima nota è il prospetto operativo da cui si parte per scriverle: può essere di cassa, di banca o delle operazioni varie. Se le registrazioni sono corrette, i totali dell'una e dell'altro coincidono.

**Cosa significa registrare in dare e in avere?**
Ogni operazione tocca almeno due conti e l'importo scritto in dare deve essere uguale a quello scritto in avere. Un incasso da cliente, per esempio, aumenta la banca (dare) e riduce il credito verso il cliente (avere). Se i totali non sono uguali, la registrazione è sbagliata.

**Come si corregge un errore in prima nota?**
Non si cancella la riga. L'art. 2219 c.c. vieta abrasioni e impone che le cancellazioni lascino leggibili le parole cancellate. Si fa una scrittura di storno con importi uguali e conti invertiti e poi si registra l'operazione corretta, indicando nella causale il riferimento alla riga stornata.

**La prima nota va fatta con le fatture IVA comprese?**
Sì, perché cassa e banca si muovono per l'importo totale della fattura. Il totale si divide poi tra ricavo o costo e IVA, che finisce nei conti IVA a debito o a credito. Nell'esempio sotto l'IVA netta del periodo è di 748 euro.

**Prima nota in Excel o con un software?**
Per pochi movimenti il foglio di calcolo basta, a patto di bloccare le formule di saldo e conservare una copia per ogni chiusura. Con molte righe al mese conviene un software che importi fatture ed estratti conto, perché l'errore più frequente è la riga digitata due volte o dimenticata.

## Fonti
- [Brocardi - Codice civile, art. 2214 «Libri obbligatori e altre scritture contabili», testo aggiornato al 12/08/2026, consultato il 08/11/2026](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2214.html)
- [Brocardi - Codice civile, art. 2216 «Contenuto del libro giornale», testo aggiornato al 12/08/2026, consultato il 08/11/2026](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2216.html)
- [Brocardi - Codice civile, art. 2219 «Tenuta della contabilità», testo aggiornato al 12/08/2026, consultato il 08/11/2026](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2219.html)
- [Gazzetta Ufficiale - Codice civile (R.D. 262/1942), art. 2214, consultato il 08/11/2026](https://www.gazzettaufficiale.it/atto/serie_generale/caricaArticolo?art.progressivo=0&art.idArticolo=2214&art.versione=1&art.codiceRedazionale=042U0262&art.dataPubblicazioneGazzetta=1942-04-04&art.idGruppo=281&art.idSottoArticolo1=10&art.idSottoArticolo=1&art.flagTipoArticolo=2)