# Prima nota automatica o Excel: cosa conviene allo studio

Pubblicato il 9 novembre 2026. Aggiornato il 9 novembre 2026. Fonte: https://studiocommercialista.ai/prima-nota-automatica-excel/

Articolo preparato con l'intelligenza artificiale, con riferimenti alle fonti ufficiali citate.

**In breve:** La legge non impone uno strumento: chiede scritture ordinate, senza cancellature illeggibili, conservate per dieci anni. Excel basta con poche decine di movimenti al mese e formule di controllo bloccate. Oltre, conviene la prima nota automatica, che importa fatture XML ed estratti conto e lascia allo studio solo le righe non abbinate.

**I punti chiave**

- Nessuna norma impone **Excel** o un **software**: il codice civile chiede un'**ordinata contabilità** senza abrasioni (art. 2219 c.c.) e la **conservazione per dieci anni** (art. 2220 c.c.).
- La **prima nota automatica** importa i **file XML delle fatture** e l'**estratto conto**, propone conti e abbinamenti e lascia allo studio il controllo delle eccezioni.
- **Excel** va bene con **poche decine di movimenti al mese**, se ha formule di quadratura bloccate e una copia chiusa per ogni mese.
- Nell'esempio di questa guida, con **140 movimenti al mese**, l'automatico porta il lavoro da **310 a 127 minuti** al mese: **36,6 ore l'anno** per un solo cliente (tempi ipotetici, da misurare nel proprio studio).
- In entrambi i casi restano allo studio le scelte che un import non può fare: **competenza**, **deducibilità parziale**, **beni strumentali**.

## Che differenza c'è tra prima nota automatica e prima nota in Excel?

**In Excel ogni riga si scrive a mano partendo dal documento. Nella prima nota automatica le righe nascono dai file: le fatture elettroniche e i movimenti della banca vengono importati, il sistema propone conto e abbinamento, lo studio conferma o corregge. Cambia chi scrive, non le regole della partita doppia.**

| | Prima nota in Excel | Prima nota automatica |
|---|---|---|
| Origine delle righe | Digitazione dal documento | Import di XML delle fatture ed estratto conto |
| Tempo per riga | Costante, anche per le righe ripetitive | Basso per le righe abbinate, uguale a Excel per le eccezioni |
| Errori tipici | Riga doppia o dimenticata, importo digitato male | Regola di abbinamento sbagliata, applicata a molte righe |
| Traccia delle correzioni | Solo se si usano righe di storno | Di solito nel registro delle modifiche del software |
| Costo | Licenza del foglio di calcolo | Abbonamento al software |
| Adatta a | Pochi movimenti, clienti in regime semplice | Molti movimenti ripetitivi, più conti correnti |

Le regole di registrazione in dare e avere, con un esempio di sette operazioni e la quadratura di banca e cassa, sono nella guida su [come si compila la prima nota](/prima-nota-come-si-compila/). Qui la domanda è un'altra: con quale strumento conviene farla.

## Cosa chiede la legge sulla prima nota, a prescindere dallo strumento?

**Il codice civile non nomina la prima nota né uno strumento. Chiede che le scritture siano ordinate, senza spazi in bianco, interlinee o abrasioni, che le cancellazioni restino leggibili e che tutto sia conservato per dieci anni dall'ultima registrazione. I registri tenuti al computer sono regolari anche senza stampa, se aggiornati.**

| Norma | Cosa prevede | Cosa significa per Excel o per il software |
|---|---|---|
| Art. 2219 c.c. | Ordinata contabilità, senza spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine né abrasioni; le cancellazioni lasciano leggibili le parole cancellate | In Excel non si sovrascrive: si storna e si riscrive. Nel software si controlla che le modifiche restino tracciate |
| Art. 2220 c.c. | Scritture conservate per dieci anni dall'ultima registrazione, insieme a fatture e corrispondenza; ammessa la conservazione su supporti di immagini leggibili | Il file di ogni mese chiuso va archiviato e deve restare apribile per dieci anni |
| Art. 7, c. 4-quater, D.L. 357/1994 | Tenuta e conservazione dei registri contabili con sistemi elettronici regolari anche senza stampa né conservazione sostitutiva, se aggiornati e stampati su richiesta durante accessi e verifiche | Vale per i registri contabili, compresi quelli IVA per l'art. 17, c. 1-bis, D.L. 119/2018 |

Due precisazioni. Primo: la prima nota è uno strumento di lavoro, i registri obbligatori sono il libro giornale e gli altri previsti dall'art. 2214 c.c.; un foglio Excel di prima nota non sostituisce il giornale. Secondo: [Normattiva](https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legge:1994-06-10;357~art7!vig=2026-11-09) indica il testo dell'art. 7 in vigore fino al 31 dicembre 2026. Dal 2027 la regola va citata con l'articolo corrispondente del testo unico adempimenti e accertamento (d.lgs. 141/2026): la mappa è nella guida ai [testi unici fiscali 2027](/testi-unici-fiscali-2027-entrata-in-vigore/). Per i tempi di conservazione di fatture e registri c'è la guida sulla [conservazione delle fatture elettroniche](/conservazione-fatture-elettroniche/).

## Come funziona la prima nota automatica?

**Funziona in quattro passaggi: si importano le fatture elettroniche in XML e i movimenti bancari, il sistema propone per ogni riga un conto e un abbinamento, lo studio controlla le proposte e lavora a mano solo le righe rimaste aperte. A fine mese si fa la stessa quadratura che si farebbe in Excel.**

1. **Import delle fatture.** Il file XML della fattura elettronica contiene già cedente, cessionario, numero, data, tipo documento, imponibili per aliquota, imposta e natura delle operazioni senza IVA. Lo studio delegato lo scarica dal portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, fattura per fattura o con il servizio di [download massivo](https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/cons/mass-web/resources/docs/specifiche_tecniche.pdf?v=1.2.0). Secondo la [guida dell'Agenzia](https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/aree-tematiche/fatturazione-elettronica/guida-fatturazione-elettronica/i-servizi-dell-agenzia-fe/consultazione-fatture-e-ricevute) i file restano consultabili **fino al 31 dicembre del secondo anno successivo** alla ricezione: dopo restano solo i dati della fattura, quindi conviene importarli ogni mese.
2. **Import della banca.** L'estratto conto si importa dal file esportato dall'home banking o da un collegamento diretto con la banca, se il software lo offre.
3. **Proposta di conti e abbinamenti.** Le regole possono essere scritte dallo studio (fornitore X va sempre su «utenze») o ricavate dallo storico delle registrazioni. Il bonifico da 1.220 euro viene abbinato alla fattura passiva da 1.220 euro dello stesso fornitore.
4. **Coda delle eccezioni.** Restano da lavorare: movimenti senza fattura (commissioni, F24, stipendi, prelievi), pagamenti parziali o cumulativi, fatture di fornitori nuovi, documenti che non passano dallo SdI come scontrini e fatture estere.

Dove entra l'intelligenza artificiale: nella proposta del conto partendo dalla descrizione della fattura e nell'abbinamento dei pagamenti cumulativi. Cosa cambia in generale nel lavoro contabile dello studio è nella guida su [intelligenza artificiale e contabilità](/ai-contabilita-come-cambia/).

## Quanto tempo si risparmia con un esempio di numeri?

**Con 140 movimenti al mese e i tempi ipotizzati qui sotto, la prima nota in Excel richiede 310 minuti al mese e quella automatica 127: il risparmio è di 183 minuti al mese, cioè 2.196 minuti, 36,6 ore, in un anno. I tempi per riga sono ipotesi da sostituire con quelli misurati nel proprio studio.**

Cliente di esempio: srl di servizi con 50 fatture al mese (attive e passive) e 90 movimenti bancari, per un totale di **140 movimenti**.

| Attività | Excel | Automatica |
|---|---:|---:|
| Righe digitate a mano (2 minuti l'una) | 140 × 2 = 280 min | 28 × 2 = 56 min (il 20% non abbinato) |
| Righe abbinate da controllare (30 secondi l'una) | — | 112 × 0,5 = 56 min (l'80% abbinato) |
| Quadratura di fine mese | 30 min | 15 min |
| **Totale al mese** | **310 min** | **127 min** |

Conti: 140 × 20% = 28 righe manuali, 140 − 28 = 112 righe abbinate. Differenza mensile 310 − 127 = **183 minuti**; in un anno 183 × 12 = **2.196 minuti**, pari a **36,6 ore**.

Con lo stesso metodo, per un cliente con **25 movimenti al mese** Excel richiede 25 × 2 + 30 = 80 minuti e l'automatico 5 × 2 + 20 × 0,5 + 15 = 35 minuti: 45 minuti al mese, 9 ore l'anno. Il guadagno c'è ancora, ma va confrontato con il costo del software e con il tempo per impostare le regole del cliente. La percentuale di abbinamento automatico è il dato che decide: se scende sotto la metà, l'automatico perde gran parte del vantaggio.

## Quando basta la prima nota in Excel?

**Basta quando i movimenti sono poche decine al mese, c'è un solo conto corrente, le fatture sono ripetitive e chi la compila è sempre la stessa persona. Serve però un foglio costruito bene: una riga per conto movimentato, formule di quadratura bloccate e un file chiuso e archiviato per ogni mese.**

Il modello che funziona meglio ha **una riga per ogni conto movimentato**, non una riga per operazione. Così una fattura con IVA occupa tre righe con lo stesso numero di registrazione e il controllo dare/avere si fa con una formula.

| A Data | B N. reg. | C Conto | D Descrizione e documento | E Dare | F Avere |
|---|---:|---|---|---:|---:|
| 03/11/2026 | 1 | Costi per servizi | Fatt. 118 fornitore Alfa | 1.000,00 | |
| 03/11/2026 | 1 | IVA a credito | Fatt. 118 fornitore Alfa | 220,00 | |
| 03/11/2026 | 1 | Debiti verso fornitori | Fatt. 118 fornitore Alfa | | 1.220,00 |
| 20/11/2026 | 2 | Debiti verso fornitori | Bonifico fatt. 118 | 1.220,00 | |
| 20/11/2026 | 2 | Banca | Bonifico fatt. 118 | | 1.220,00 |

Le formule di controllo, nella versione italiana di Excel:

- **Quadratura di ogni registrazione** (colonna G, accanto alla riga): `=SOMMA.SE(B:B;B2;E:E)-SOMMA.SE(B:B;B2;F:F)`. Deve dare **0** su ogni riga: la registrazione 1 dà 1.220 − 1.220 = 0.
- **Quadratura del foglio**: `=SOMMA(E:E)-SOMMA(F:F)`. Nell'esempio 2.440 − 2.440 = 0.
- **Saldo di banca** (con saldo iniziale di 10.000 euro in una cella, per esempio I1): `=I1+SOMMA.SE(C:C;"Banca";E:E)-SOMMA.SE(C:C;"Banca";F:F)`. Nell'esempio 10.000 − 1.220 = **8.780 euro**, da confrontare con l'estratto conto.
- **Debiti verso fornitori aperti**: `=SOMMA.SE(C:C;"Debiti verso fornitori";F:F)-SOMMA.SE(C:C;"Debiti verso fornitori";E:E)`. Dopo il bonifico dà **0**.

Tre regole di uso, che servono proprio a rispettare l'art. 2219 c.c.:

1. **Nessuna riga si cancella**: un errore si corregge con una registrazione di storno (stessi importi, dare e avere invertiti) e poi con quella giusta.
2. **Elenco chiuso dei conti** in un foglio a parte, con convalida dei dati sulla colonna C: «Banca» e «banca » scritti in due modi diversi fanno sbagliare tutte le somme.
3. **A fine mese** si salva una copia non modificabile (PDF o file protetto) con data nel nome e la si archivia insieme a estratto conto e fatture.

## Cosa non fa da sola la prima nota automatica?

**Non decide la competenza, la deducibilità o la natura di un costo: legge i documenti, non i contratti né le intenzioni del cliente. Una regola di abbinamento sbagliata, poi, sbaglia in serie. Per questo il controllo delle proposte non si salta, soprattutto nei primi mesi.**

| Cosa resta allo studio | Perché l'import non basta |
|---|---|
| Ratei, risconti, fatture da ricevere | La fattura arriva in un esercizio, il costo è di un altro: lo spiega la guida su [competenza e cassa](/competenza-e-cassa-guida/) |
| Costi a deducibilità o detraibilità limitata (auto, telefoni) | L'XML riporta l'IVA della fattura, non la quota che il cliente può detrarre |
| Beni strumentali | Un computer da 1.500 euro va tra le immobilizzazioni, non tra i costi d'esercizio |
| Pagamenti cumulativi o parziali | Un bonifico per tre fatture va diviso a mano se l'importo non coincide |
| Documenti fuori dallo SdI | Scontrini, fatture di fornitori esteri, ricevute: vanno caricati e registrati |
| Errori di regola | Il fornitore che cambia attività finisce sul conto vecchio finché qualcuno non lo nota |

Un controllo pratico: ogni mese, prima della liquidazione IVA, si confronta il totale dell'IVA a credito registrata con il totale dell'IVA delle fatture ricevute sul portale. Se non coincidono, manca una fattura o ce n'è una doppia.



## Come si sceglie per ogni cliente dello studio?

**Si decide cliente per cliente, contando i movimenti medi del mese e la quota di righe ripetitive. Sotto qualche decina di movimenti e con un solo conto il foglio di calcolo regge; sopra, o con più conti e molti fornitori ricorrenti, conviene l'automatico. Il tempo misurato vale più di qualsiasi soglia generica.**

1. **Contare** i movimenti medi del mese degli ultimi tre mesi: fatture più righe dell'estratto conto.
2. **Misurare** per un mese il tempo reale di registrazione e quadratura.
3. **Provare l'import** su un mese già chiuso e misurare la percentuale di righe abbinate correttamente al primo colpo.
4. **Fare il conto** come nella tabella dell'esempio, con i tempi misurati, e confrontarlo con il costo del software diviso per i clienti che lo useranno.
5. **Scrivere le regole** del cliente (fornitori ricorrenti, conti, centri di costo) e rivederle dopo tre mesi.
6. **Tenere il fascicolo**: estratti conto, fatture, file di prima nota o esportazione del software, per dieci anni.

Per ricevere ogni mese estratti conto e documenti fuori dallo SdI senza solleciti c'è la guida su [come chiedere i documenti ai clienti](/richiesta-documenti-clienti-commercialista/). Le altre guide su software e automazione dello studio sono nella sezione [AI e software](/categoria/ai/).

## Come spiegarlo al cliente?

**Al cliente interessa una cosa: cosa deve mandare e quando. Con la prima nota automatica le fatture elettroniche lo studio le prende da solo; al cliente resta da mandare l'estratto conto, gli scontrini e i documenti che non passano dallo SdI, e da rispondere alle domande sulle righe che non si abbinano.**

> «Le tue fatture elettroniche le scarichiamo noi dal portale dell'Agenzia, non serve che ce le giri.
> Ogni mese ci servono l'estratto conto di tutti i conti, le ricevute e gli scontrini.
> Se un pagamento non corrisponde a nessuna fattura ti scriviamo noi con l'elenco: rispondere entro la settimana ci evita di chiudere il mese con dei buchi.»

Per organizzare la raccolta mensile dei documenti e i promemoria ai clienti c'è [Commercialista AI](https://commercialista-ai.davidecaiazzo.it/?utm_source=studiocommercialista.ai&utm_medium=blog&utm_campaign=prima-nota-automatica-excel): il programma prepara richieste e solleciti, lo studio li controlla e decide gli invii. Le registrazioni contabili restano sotto la responsabilità dello studio.

## Fonti ufficiali consultate

- [Codice civile, art. 2219 - Tenuta della contabilità (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026)](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2219.html), consultato il 09/11/2026
- [Codice civile, art. 2220 - Conservazione delle scritture contabili (Brocardi, testo aggiornato al 12/08/2026)](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2220.html), consultato il 09/11/2026
- [D.L. 10 giugno 1994, n. 357, art. 7, commi 4-ter e 4-quater (Normattiva, testo in vigore dal 20/08/2022 al 31/12/2026)](https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legge:1994-06-10;357~art7!vig=2026-11-09), con la nota sull'estensione ai registri IVA dell'art. 17, c. 1-bis, D.L. 119/2018, consultato il 09/11/2026
- [Agenzia delle Entrate - Il servizio di consultazione delle fatture e delle ricevute](https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/aree-tematiche/fatturazione-elettronica/guida-fatturazione-elettronica/i-servizi-dell-agenzia-fe/consultazione-fatture-e-ricevute), sulla disponibilità dei file fino al 31 dicembre del secondo anno successivo alla ricezione, consultato il 09/11/2026
- [Agenzia delle Entrate - Servizio di Consultazioni e Download massivi, specifiche tecniche v. 2.4](https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/cons/mass-web/resources/docs/specifiche_tecniche.pdf?v=1.2.0), consultato il 09/11/2026

I tempi per riga, la percentuale di abbinamento automatico e gli importi degli esempi sono ipotesi didattiche, non dati di una fonte ufficiale.

**La prima nota in Excel è valida?**
Sì. Il codice civile non prescrive il mezzo: chiede che le scritture siano tenute secondo un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco né abrasioni (art. 2219 c.c.), e conservate per dieci anni (art. 2220 c.c.). In Excel la difficoltà è la seconda parte dell'art. 2219: una cella sovrascritta non lascia traccia, quindi le correzioni vanno fatte con righe di storno.

**Cosa vuol dire prima nota automatica?**
Che le righe non si digitano: il software legge i file XML delle fatture elettroniche e i movimenti dell'estratto conto, propone conti e abbinamenti in base a regole o allo storico, e lo studio controlla e conferma. Le righe che il sistema non sa abbinare restano in una coda da lavorare a mano.

**Quando conviene passare dalla prima nota in Excel a quella automatica?**
Quando il tempo di digitazione supera quello di controllo. Nell'esempio di questa guida, con 140 movimenti al mese, si passa da 310 a 127 minuti mensili: circa 36,6 ore l'anno per un solo cliente. Con 20 o 30 movimenti al mese la differenza è piccola e il foglio di calcolo resta ragionevole.

**Da dove si scaricano i file XML delle fatture?**
Dal portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, accedendo come titolare o come intermediario delegato: si scarica il singolo file oppure si usa il servizio di download massivo. I file restano consultabili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo alla ricezione, poi restano solo i dati della fattura.

**Se tengo i registri al computer devo stamparli?**
No, se sono aggiornati e vengono stampati su richiesta durante un accesso o una verifica: lo prevede l'art. 7, comma 4-quater, del D.L. 357/1994, che considera regolari tenuta e conservazione dei registri con sistemi elettronici anche senza stampa né conservazione sostitutiva. Normattiva indica il testo in vigore fino al 31 dicembre 2026; dal 2027 la regola passa nel testo unico adempimenti e accertamento.

## Fonti
- [Brocardi - Codice civile, art. 2219 «Tenuta della contabilità», testo aggiornato al 12/08/2026, consultato il 09/11/2026](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2219.html)
- [Brocardi - Codice civile, art. 2220 «Conservazione delle scritture contabili», testo aggiornato al 12/08/2026, consultato il 09/11/2026](https://www.brocardi.it/codice-civile/libro-quinto/titolo-ii/capo-iii/sezione-iii/art2220.html)
- [Normattiva - D.L. 10 giugno 1994, n. 357, art. 7, commi 4-ter e 4-quater (testo in vigore dal 20/08/2022 al 31/12/2026), consultato il 09/11/2026](https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legge:1994-06-10;357~art7!vig=2026-11-09)
- [Agenzia delle Entrate - Il servizio di consultazione delle fatture e delle ricevute (guida alla fatturazione elettronica), consultato il 09/11/2026](https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/aree-tematiche/fatturazione-elettronica/guida-fatturazione-elettronica/i-servizi-dell-agenzia-fe/consultazione-fatture-e-ricevute)
- [Agenzia delle Entrate - Servizio di Consultazioni e Download massivi, specifiche tecniche versione 2.4, consultato il 09/11/2026](https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/cons/mass-web/resources/docs/specifiche_tecniche.pdf?v=1.2.0)